Fuer Rechtsanwaelte & Kanzleien

Vollmacht einholen, bevor die Frist tickt

Vollmacht und Mandantenstammdaten sicher online erfassen — kein Postweg, keine Nachtelefonate, kein Haftungsrisiko. Datenhaltung ausschliesslich in Deutschland, konform mit § 43a BRAO.

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Welche Felder werden abgefragt?

< 24 h bis zur unterschriebenen Vollmacht — statt 4 Tage per Post

Das kostet dich Nerven — und im Zweifel das Mandat

Vollmacht kommt nicht zurueck

Du schickst die Vollmacht per Post. Vier Tage spaeter: nichts. Du rufst an. Niemand geht ran. Die Klagefrist laeuft. Ohne Vollmacht kannst du gegenueber Gericht und Gegenseite nicht auftreten — aus einem organisatorischen Fehler wird ein Haftungsfall.

Fristsachen dulden keine Postlaufzeiten

Widerspruchsfristen, Klagegfristen, Berufungsfristen — viele laufen nur zwei bis vier Wochen. Ein Postweg hin und zurueck frisst davon die Haelfte. Die beA-Ersteinreichung ohne gueltige Vollmacht ist eine Zurueckweisung, die du erklaeren musst.

US-Cloud und Berufsgeheimnis passen nicht zusammen

DocuSign und eversign verarbeiten Mandatsdaten auf US-Servern. Das Berufsgeheimnis nach § 43a BRAO i.V.m. § 203 StGB verlangt, dass Mandantendaten nicht in die Haende Dritter gelangen — ein Cloud Act-faehiger US-Anbieter ist da ein offenes Risiko, das keine Haftpflicht abdeckt.

Wie Questee das loest

  1. 1

    Vollmachts-Formular in Minuten anpassen

    Waehle die Vorlage "Anwaltsvollmacht + Mandantenstammdaten" aus der Bibliothek. Felder ein-/ausschalten je nach Mandat (Zivilrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht). Kanzlei-Logo und Datenschutztext einfuegen, Link per E-Mail oder Messenger senden.

  2. 2

    Mandant fuellt am Smartphone aus — inklusive Unterschrift

    One-Question-per-Screen fuehrt den Mandanten durch Stammdaten, Vollmachtsumfang und Unterschrift. Das Signature-Feld nimmt die qualifizierte Selbstauskunft entgegen; fuer RDG-relevante Mandate kannst du zusaetzlich Ausweis-Upload aktivieren.

  3. 3

    Vollmacht als PDF in der Akte, Daten in RA-MICRO importierbar

    Nach dem Absenden erhaelt die Kanzlei automatisch ein PDF der ausgefuellten Vollmacht (mit Zeitstempel und IP-Nachweis). Stammdaten stehen als CSV-Export bereit — Spalten passend zu RA-MICRO und DATEV Anwalt vorbereitet.

Was eine Kanzlei wirklich braucht

Kein US-Cloud-Kompromiss, keine Bastel-Loesung — sondern ein durchdachtes Frontend fuer den Mandantenempfang.

Digitales Unterschriftenfeld

Mandant unterschreibt per Touchscreen oder Maus direkt im Browser — Zeitstempel und Submission-ID werden im PDF hinterlegt.

Ausweis-Upload optional

Fuer Mandate, bei denen Identitaetspruefung noetig ist (GwG): Ausweis-Scan direkt ins Formular, verschluesselt gespeichert.

Hosting ausschliesslich in Deutschland

Kein US-Subprozessor, kein Cloud-Act-Risiko. Mandatsdaten bleiben unter dem Schutz des § 43a BRAO und DSGVO Art. 28 AVV.

Automatisches Vollmacht-PDF

Sofort nach Eingang: PDF mit allen Angaben, Zeitstempel, Submission-ID — beA-faehig und aktenreif.

Conditional Logic fuer Mandatsarten

Felder fuer Arbeitsrecht, Familienrecht, Strafrecht etc. erscheinen nur, wenn relevant — Mandant sieht nie leere oder verwirrende Fragen.

CSV-Export fuer RA-MICRO / DATEV Anwalt

Stammdaten-Spalten sind auf RA-MICRO-Importformat voreingestellt. Kein manuelles Uebertragen mehr.

So sieht dein Mandant das Formular

Live-Vorschau — keine Registrierung noetig.

Template: anwalt-vollmacht

"Vorher haben wir Vollmachten per Fax hinterhergejaegt. Heute kommt die unterschriebene Vollmacht noch bevor ich den Aktendeckel aufmache — und ich weiss, dass die Daten nicht irgendwo in den USA liegen."

Miriam Volkert Rechtsanwaeltin, Fachanwaeltin fuer Arbeitsrecht · Kanzlei Volkert & Partner, Frankfurt

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Fragen aus der Kanzleipraxis

Ist eine digital eingeholte Vollmacht vor Gericht gueltig?
Fuer Prozessvollmachten nach § 80 ZPO genuegt Schriftform, die auch als eingescannte Unterschrift anerkannt wird (BGH, Beschl. v. 26.10.2021 – VIII ZB 58/20). Das Questee-PDF enthaelt Zeitstempel, Submission-ID und IP-Nachweis, was die Echtheit belegt. Fuer notarielle oder beglaubigte Vollmachten (z.B. Grundbuch) ist weiterhin die Originalunterschrift noetig — das Formular kann dann als Vorab-Erfassung der Stammdaten dienen.
Verstoesst die Cloud-Nutzung gegen § 43a BRAO / § 203 StGB?
Nein, wenn der Anbieter in der EU hostet und einen AVV nach Art. 28 DSGVO abschliesst. Der BGH und die BRAK haben klargestellt, dass die Nutzung technischer Dienstleister kein unbefugtes Offenbaren ist, solange diese vertraglich zur Geheimhaltung verpflichtet sind (§ 203 Abs. 3 StGB n.F.). Questee hostet ausschliesslich in Deutschland, schliesst keinen US-Subprozessor-Vertrag und stellt den AVV auf Anfrage bereit.
Kann ich das Formular an mein Kanzlei-CI anpassen?
Ja — Logo, Primaerfarbe, Kanzlei-Adresse und Datenschutzhinweis sind frei konfigurierbar. Das automatisch generierte PDF traegt ebenfalls dein Logo. Mandant sieht zu keiner Zeit den Questee-Markennamen, wenn du das nicht moechtest.
Was passiert, wenn der Mandant kein Smartphone hat?
Der Link funktioniert auf jedem Browser — Desktop, Tablet, Smartphone. Fuer Mandanten ohne digitalen Zugang kannst du das Formular auch als PDF exportieren (Read-Only-Vorschau) und postalisch senden; die Antworten traegst du dann manuell nach. Fuer den Regelfall — der heute mehr als 90 % der Mandanten abdeckt — ist der digitale Weg aber deutlich schneller.
Wie lange werden die Vollmachts-Daten gespeichert?
Standard ist 10 Jahre entsprechend der handelsrechtlichen und berufsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 50 BRAO). Du kannst die Frist pro Formular verkuerzen. Eine automatische Retention-Policy loescht abgelaufene Daten mit Audit-Spur — relevant fuer den Fall einer BRAK- oder Datenschutzbehoerden-Pruefung.
Laesst sich das Formular in beA oder RA-MICRO einbinden?
Eine native beA-Schnittstelle gibt es nicht (beA hat kein offenes API fuer Drittanbieter). Aber: Das automatisch erstellte PDF kann manuell oder per Datei-Import direkt in RA-MICRO abgelegt werden. Die Stammdaten-CSV ist auf das RA-MICRO-Importformat vorbereitet, sodass du Dubletten-Eingabe vermeidest. Eine Zapier/Make-Anbindung an RA-MICRO Cloud ist ebenfalls moeglich.
Was kostet Questee im Vergleich zu DocuSign fuer eine Kanzlei?
DocuSign Business Pro startet bei ca. 40 €/Monat pro Nutzer — bei 3 Anwaelten also 120 €/Monat, ohne deutsches Hosting. Questee Pro kostet 9 €/Monat (Jahresabo) kanzleiweit, inklusive unbegrenzter Formulare und 10.000 Antworten/Monat. Der Unterschied: Questee ist ein Formular-Builder mit Vollmacht-Vorlage; DocuSign ist ein E-Signatur-Dienst. Fuer rechtsverbindliche qualifizierte elektronische Signaturen (QES nach eIDAS) ist DocuSign geeigneter — fuer strukturierte Mandantenerfassung und einfache Prozessvollmacht ist Questee das kostenguenstigere, BRAO-konforme Werkzeug.

Vollmacht digital — bevor die Frist dich zwingt

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