Für WEG-Verwaltungen

Eigentümerversammlung: Rückmeldungen und Vollmachten digital einsammeln

Ein Formular zur Einladung: Wer kommt, wer lässt sich vertreten, wer braucht Unterlagen vorab? Statt Rückläufer-Zettel zu zählen, siehst du den Stand jederzeit im Dashboard — und weißt vor der Versammlung, womit du rechnen kannst.

Rückmelde-Formular anlegen
Funktionen ansehen

~2 Std gespartes Zettel-Zählen und Nachtelefonieren pro Versammlung

Jede Versammlung dasselbe Spiel

Rückläufer-Zettel tröpfeln ein

Die Einladung geht raus, und dann beginnt das Warten: Rückmeldezettel kommen per Post, Fax, Mail-Anhang oder gar nicht. Dein Team führt eine Strichliste und tippt Namen in eine Excel — bei jeder einzelnen Versammlung neu.

Vollmachten kommen unvollständig

Wer sich vertreten lässt, schickt die Vollmacht oft ohne Angabe des Bevollmächtigten, ohne Unterschrift oder erst am Versammlungstag. Die Prüfung am Einlass kostet Zeit — und sorgt für Diskussionen, bevor die Versammlung überhaupt begonnen hat.

Raum und Beschlussfähigkeit bleiben ein Ratespiel

Kommen 15 oder 60 Eigentümer? Ohne verlässliche Rückmeldungen buchst du den Saal auf Verdacht und weißt erst vor Ort, wie die Versammlung besetzt ist. Das macht Vorbereitung und Moderation unnötig nervös.

So läuft die Rückmeldung mit Questee

  1. 1

    Formular zur Einladung verschicken

    Du legst das Rückmelde-Formular an: Name und Einheit, Teilnahme ja/nein, bei Vertretung die Person des Bevollmächtigten, optionale Anliegen vorab. Der Link (oder QR-Code) wandert in die Einladung — per Brief und per E-Mail.

  2. 2

    Eigentümer melden sich in einer Minute zurück

    Eine Frage pro Bildschirm, am Handy oder PC. Per Conditional Logic erscheinen die Vollmachts-Felder nur bei "Ich lasse mich vertreten" — wer selbst kommt, ist nach drei Klicks fertig. Auch ältere Eigentümer kommen ohne Hilfe durch.

  3. 3

    Du siehst den Stand — laufend

    Jede Rückmeldung erscheint sofort im Dashboard und per E-Mail-Benachrichtigung. Du siehst Teilnahmequote und angekündigte Vertretungen auf einen Blick, planst Raum und Einlassliste verlässlich — und telefonierst nur noch denen hinterher, die wirklich fehlen.

Gebaut für den WEG-Verwaltungsalltag

Conditional Logic

Vollmachts-Felder erscheinen nur bei Vertretung — Teilnehmer sind in drei Klicks fertig.

E-Mail-Benachrichtigung

Jede Rückmeldung landet sofort im Verwaltungs-Postfach — nichts geht in der Ablage unter.

Datei-Upload

Unterschriebene Vollmacht als Foto oder Scan direkt anhängen — zur Vorprüfung vor dem Versammlungstag.

One-per-Screen

Eine Frage pro Bildschirm — selbsterklärend für jede Altersgruppe der Eigentümerschaft.

Hosting in Deutschland

Eigentümerdaten bleiben DSGVO-konform auf deutschen Servern, AVV nach Art. 28 inklusive.

Eigenes Branding (Pro)

Logo und Farben deiner Verwaltung — die Rückmeldung wirkt offiziell, nicht nach Dritt-Tool.

Ein Bruchteil eines WEG-Portal-Abos

Free zum Testen (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro mit unbegrenzten Formularen für alle deine Objekte, eigenem Branding und AI — 12€/Monat, jährlich 9€/Monat.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

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Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen aus der WEG-Praxis

Genügt die Online-Rückmeldung den Formvorgaben des WEG?
Das Formular ist ein Organisations-Werkzeug, kein Ersatz für gesetzliche oder in der Gemeinschaftsordnung vereinbarte Formvorgaben. Ob eine Vollmacht Textform oder Schriftform braucht, hängt von eurer Gemeinschaftsordnung ab — das prüft die Verwaltung wie bisher. Das Formular sammelt die Angaben und das Dokument vorab ein, sodass die Prüfung vor dem Versammlungstag passiert statt am Einlass.
Wie reichen Eigentümer die unterschriebene Vollmacht ein?
Direkt im Formular per Datei-Upload: Vollmacht ausdrucken oder handschriftlich aufsetzen, unterschreiben, abfotografieren, hochladen. Die Verwaltung sichtet die Dokumente vorab und klärt Unstimmigkeiten in Ruhe per Telefon — statt in der Schlange vor dem Versammlungsraum. Das Original kann der Bevollmächtigte zur Versammlung mitbringen, wenn eure Gemeinschaftsordnung das verlangt.
Was ist mit Eigentümern ohne Internet?
Der klassische Rückmeldezettel bleibt als Fallback in der Einladung — niemand wird ausgeschlossen. Erfahrungsgemäß antwortet die Mehrheit online, weil es schneller geht; die wenigen Papier-Rückläufer trägt dein Team in derselben Übersicht nach. Schon das halbiert den Erfassungsaufwand.
Sind die Eigentümerdaten DSGVO-konform gespeichert?
Ja — Hosting ausschließlich in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, mandantengetrennte Datenbank. Du erhältst den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO für dein Verarbeitungsverzeichnis. Namen, Einheiten und Vollmachts-Dokumente liegen damit nicht in einer US-Cloud, sondern dort, wo Eigentümer und Beiräte es erwarten.
Warum kein WEG-Portal mit Abstimmungs-Funktion?
WEG-Portale sind mächtig — und entsprechend teuer, einführungsintensiv und für kleinere Verwaltungen oft überdimensioniert. Die Rückmeldung zur Versammlung ist ein klar umrissenes Problem, das ein gutes Formular ohne Login-Pflicht löst. Du startest heute, ohne Projekt, ohne Schulung, ohne Portal-Abo pro Einheit.
Kann ich pro Objekt ein eigenes Formular führen?
Ja — leg pro WEG ein eigenes Formular an (im Pro-Tarif unbegrenzt) oder nutze ein zentrales Formular mit Objekt-Auswahl am Anfang. Pro Objekt getrennte Formulare halten die Auswertung sauber; ein Duplizieren bestehender Formulare dauert Sekunden.
Können Eigentümer vorab Tagesordnungs-Anliegen einreichen?
Ja — ergänze ein optionales Freitextfeld "Welche Themen sollen besprochen werden?". So erreichen dich Anliegen strukturiert vor Fristablauf statt als Zuruf in der Versammlung, und du kannst die Tagesordnung sauber vorbereiten. Über die Aufnahme in die Tagesordnung entscheidet die Verwaltung nach den üblichen Regeln.

Die nächste Versammlung planst du mit echten Zahlen

Formular anlegen, Link in die Einladung, Rückmeldungen laufen ein. Kostenlos starten, kein Vertrag.

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