Für Festivals, Sportevents & Vereinsfeste

Helfer-Anmeldung mit Schicht-Präferenzen statt Excel-Zettelwirtschaft

Verfügbarkeit, Wunsch-Bereich, T-Shirt-Größe, Notfallkontakt — ein Formular sammelt alles, was deine Helfer-Koordination braucht. Die Schichtplanung beginnt mit vollständigen Daten, nicht mit Nachfragen.

Anmeldung erstellen
Funktionen ansehen

~3 Std weniger Listen-Pflege pro Event — die Daten kommen strukturiert statt aus fünf Kanälen

Helfer-Koordination, wie sie nicht sein sollte

Anmeldungen aus fünf Kanälen

Mail, WhatsApp, Anruf, Zuruf beim Training, Zettel am Schwarzen Brett. Die Koordinatorin überträgt alles von Hand in ihre Excel-Liste — und bei jedem Übertrag geht etwas verloren.

Die ewige T-Shirt-Frage

Drei Wochen vor dem Event startet die Rundmail: "Bitte noch T-Shirt-Größe durchgeben!" Die Hälfte antwortet, ein Viertel zweimal mit unterschiedlichen Größen. Bestellt wird am Ende nach Gefühl — und Größe M ist wieder zu knapp.

Lücken fallen erst am Eventtag auf

Ohne erfasste Verfügbarkeiten planst du Schichten gegen unbekannte Kalender. Das Ergebnis: Frühschicht unterbesetzt, Abbau ohne starke Arme, und du telefonierst am Eventmorgen Ersatz zusammen.

So füllt sich dein Schichtplan

  1. 1

    Anmeldeformular mit allen Planungsfragen

    Kontaktdaten, verfügbare Tage und Zeitfenster, Wunsch-Bereiche (Einlass, Ausschank, Auf-/Abbau, Künstlerbetreuung), T-Shirt-Größe, Erfahrung, Notfallkontakt. Einmal aufgesetzt, für jedes Event dupliziert.

  2. 2

    Helfer melden sich am Handy an

    Link in die Vereins-WhatsApp-Gruppe oder QR-Code auf den Aushang — eine Frage pro Bildschirm, in drei Minuten erledigt. Auch für Helfer, die "nichts mit Computern" haben: Es fühlt sich an wie eine Chat-Unterhaltung.

  3. 3

    Du planst Schichten mit echten Daten

    Alle Anmeldungen strukturiert an einem Ort: Verfügbarkeiten filterbar, T-Shirt-Größen summierbar, Notfallkontakte griffbereit. Du siehst Schicht-Lücken Wochen vorher — und die Rundmail-Nachfass-Schleife entfällt komplett.

Alles für die Helfer-Koordination

Schicht-Präferenzen als Mehrfachauswahl

Tage und Zeitfenster ankreuzbar — du planst mit Verfügbarkeiten statt mit Hoffnung.

Conditional Logic

Wer Ausschank wählt, bestätigt die Volljährigkeit; wer Aufbau wählt, sieht die Frage nach dem Führerschein.

QR-Code & Link

Aushang im Vereinsheim, Post in der WhatsApp-Gruppe — Anmeldung dort, wo deine Helfer sind.

E-Mail-Benachrichtigung

Jede Anmeldung sofort bei der Helfer-Koordination — du siehst live, welche Schichten sich füllen.

Zwischenspeichern

Erst den Dienstplan checken, dann fertig anmelden — derselbe Link macht weiter, wo man aufgehört hat.

DSGVO & Hosting in Deutschland

Helferdaten und Notfallkontakte liegen auf deutschen Servern — nicht in einer geteilten Excel in der Cloud.

Für Ehrenamt gebaut — Free reicht oft

Free: 3 Formulare, 100 Antworten/Monat — genug für viele Vereinsfeste. Pro für Veranstalter mit mehreren Events: unbegrenzte Formulare, eigenes Branding, AI inklusive — 12 €/Monat, 9 €/Monat im Jahresabo.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

Alle Tarife ansehen

Fragen aus der Helfer-Koordination

Warum nicht einfach die Excel-Liste weiterführen?
Excel ist nicht das Problem — das händische Befüllen aus fünf Kanälen ist es. Mit dem Formular tragen die Helfer ihre Daten selbst ein, vollständig und tippfehlerfrei, und du exportierst bei Bedarf eine fertige Tabelle. Du behältst also dein gewohntes Excel — nur die mühsame Sammelarbeit davor entfällt.
Wie erfasse ich Schichten am besten?
Als Mehrfachauswahl pro Tag: "Samstag früh (8-13 Uhr)", "Samstag spät (13-18 Uhr)", "Abbau Sonntag". Dazu eine Frage "Wie viele Schichten maximal?". So bekommst du Präferenzen UND Kapazität — die eigentliche Schichtzuteilung machst du danach mit vollem Überblick. Wichtig: Zeitfenster konkret benennen, nicht nur "vormittags".
Was ist mit minderjährigen Helfern?
Eine Geburtsjahr- oder Altersfrage plus Conditional Logic löst das sauber: Minderjährige sehen den Hinweis auf die nötige Einverständniserklärung der Eltern und bekommen Bereiche wie Ausschank gar nicht erst angeboten. Beachte die Vorgaben des Jugendarbeitsschutzgesetzes bei Einsatzzeiten — das Formular hilft dir, die Daten dafür von Anfang an zu haben.
Sind Helferdaten und Notfallkontakte sicher gespeichert?
Ja — Hosting ausschließlich in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, mandantengetrennte Datenbank und AVV nach Art. 28 DSGVO. Das ist ein echter Fortschritt gegenüber der per Mail herumgereichten Excel-Liste, in der Telefonnummern und Notfallkontakte unkontrolliert kursieren.
Können sich Helfer für mehrere Events gleichzeitig melden?
Ja — entweder ein Formular pro Event (übersichtlicher für die Planung) oder ein Sammel-Formular mit Event-Mehrfachauswahl für deine Stamm-Crew. Viele Vereine kombinieren: ein Dauerformular "Ich helfe grundsätzlich gern" für den Helferpool, plus konkrete Schicht-Anmeldungen pro Event.
Wie erreiche ich auch die Helfer ohne E-Mail?
Das Formular braucht keinen Account und keine Mail zum Ausfüllen — der Link funktioniert direkt aus WhatsApp, und der QR-Code auf dem Aushang im Vereinsheim holt auch die ab, die keine Gruppen-Nachrichten lesen. E-Mail kannst du als optionales Feld abfragen, Telefonnummer als Pflichtfeld für die Schichtabsprache.
Hilft mir das auch bei der Helfer-Bindung übers Jahr?
Ja — weil du erstmals saubere Daten hast: Wer hat wann geholfen, wer wollte und kam nicht zum Zug, wer hat welche Stärken. Mit Einwilligung im Formular darfst du den Pool fürs nächste Event direkt anschreiben. Eine reibungslose Anmeldung ist außerdem selbst Bindung: Wer sich in drei Minuten anmelden kann, meldet sich wieder.

Dein nächstes Event: Schichtplan voll, Rundmails leer

Anmeldeformular aufsetzen, Link in die Helfer-Gruppe, Schichten mit echten Verfügbarkeiten planen. Kostenlos starten.

Jetzt Helfer-Anmeldung bauen