Fuer Steuerberater & Buchhaltungsbueros

Belegerfassung, die auch der Schuhkarton-Mandant bedient

Ein Link, kein Login: Mandant fotografiert den Beleg, fuellt drei Pflichtfelder aus, fertig. Zeitnah, nachvollziehbar und strukturiert erfasst — statt WhatsApp-Foto und Schuhkarton zum Quartalsende.

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Wie funktioniert das?

~2 Std weniger Sortier- und Nacherfassungsarbeit pro Kleinmandant und Monat

Das Quartalsende, das du kennst

Schuhkarton und WhatsApp-Chaos

Der Imbissbetreiber bringt den Karton, die Friseurin schickt 40 Beleg-Fotos in den Messenger — unsortiert, ohne Zuordnung, manche doppelt, manche unleserlich. Deine Mitarbeiter sortieren, scannen und tippen nach.

GoBD: zeitnah und nachvollziehbar — beides verfehlt

Die GoBD verlangen zeitnahe, unveraenderbare und nachvollziehbare Erfassung. Ein Beleg-Foto im WhatsApp-Chat, drei Monate nach Ausgabe nachgereicht, erfuellt davon nichts — und bei der Betriebspruefung nach §147 AO wird genau das zum Problem.

DATEV-Login als Onboarding-Huerde

DATEV Unternehmen online waere die Loesung — fuer digitalaffine Mandanten. Der Friseur und der Imbissbetreiber kapitulieren am SmartLogin und liefern weiter Papier. Du brauchst etwas, das ohne Schulung funktioniert.

Wie Questee die Beleg-Strecke verkuerzt

  1. 1

    Beleg-Formular pro Mandant einrichten

    Waehle die Vorlage "Belegerfassung", definiere Pflichtfelder (Belegdatum, Betrag, Kategorie, Foto) und sende dem Mandanten einen passwortgeschuetzten Link — als Lesezeichen auf seinem Handy gespeichert.

  2. 2

    Mandant fotografiert direkt nach dem Kauf

    Beleg vor die Handykamera, Betrag und Kategorie antippen, absenden — 60 Sekunden, kein Login, keine App-Installation. Pflichtfelder verhindern, dass unvollstaendige Belege ueberhaupt ankommen.

  3. 3

    Kanzlei erhaelt strukturierte Belege

    Jeder Beleg kommt mit Zeitstempel, Kategorie und Metadaten an — laufend statt als Quartals-Karton. Export als CSV plus Dateien, vorbereitet fuer die Weiterverarbeitung in DATEV. Die Eingaenge bleiben revisionssicher dokumentiert.

Was die Beleg-Strecke braucht

Foto-Upload aus der Handykamera

Beleg abfotografieren direkt im Browser — keine App, kein Login, kein Scanner.

Pflichtfelder statt Nachfragen

Belegdatum, Betrag, Kategorie — ohne vollstaendige Angaben geht der Beleg nicht raus.

Zeitstempel pro Eingang

Jeder Beleg-Eingang ist mit Datum und Uhrzeit dokumentiert — nachvollziehbar fuer den Pruefer.

Passwort-Schutz pro Mandant

Jeder Mandant hat seinen eigenen Link mit eigenem Passwort — kein Vermischen.

CSV-Export plus Belegdateien

Metadaten als CSV, Fotos gebuendelt — vorbereitet fuer den DATEV-Workflow der Kanzlei.

Hosting in Deutschland, Virenscan

DSGVO-konform, jede Datei automatisch gescannt, Downloads nur ueber signierte Tokens.

Ein Tarif fuer die ganze Kanzlei

Free zum Testen mit Pilot-Mandanten (3 Formulare). Pro fuer den Rollout (unbegrenzte Formulare, 10.000 Antworten/Monat) — keine Kosten pro Mandant.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Antworten aus der Kanzleipraxis

Ist die Erfassung ueber Questee GoBD-konform?
Questee dokumentiert jeden Beleg-Eingang mit Zeitstempel, unveraenderter Originaldatei und nachvollziehbarer Historie — das deckt die GoBD-Anforderungen an zeitnahe und nachvollziehbare Erfassung des Eingangswegs. Die fuehrende, revisionssichere Archivierung bleibt Aufgabe deines Kanzleisystems (z.B. DATEV); Questee ist der strukturierte Eingangskanal davor.
Warum nicht einfach DATEV Unternehmen online nutzen?
Fuer digitalaffine Mandanten: unbedingt. Das Problem sind die anderen — Kleinmandanten, die am SmartLogin scheitern und deshalb weiter Papier liefern. Questee ist die niedrigschwellige Bruecke: ein Link, kein Konto, keine Schulung. Viele Kanzleien fahren zweigleisig: DATEV UO fuer die Grossen, Questee-Link fuer die Schuhkarton-Fraktion.
Schafft das wirklich jeder Mandant?
Wer ein Foto per WhatsApp verschicken kann, schafft auch das Formular — gleiche Geste, aber mit Pflichtfeldern und Struktur. Eine Frage pro Bildschirm, grosse Buttons, deutsche Beschriftung. Der Link laesst sich als Icon auf dem Homescreen ablegen, dann fuehlt es sich an wie eine App.
Was passiert mit unleserlichen oder doppelten Belegen?
Deutlich weniger als heute: Der Mandant sieht sein Foto vor dem Absenden und kann neu fotografieren. Pflichtfelder erzwingen Datum und Betrag, sodass du Duplikate beim Abgleich sofort erkennst. Und weil laufend statt quartalsweise eingereicht wird, ist der Beleg beim Nachfragen noch auffindbar.
Wie kommen die Belege in meine Kanzlei-Software?
Per Export: Metadaten (Datum, Betrag, Kategorie, Mandant) als CSV, die Belegdateien gebuendelt als Download. Das CSV-Spaltenformat ist auf Weiterverarbeitung ausgelegt — Belegtransfer-Workflows der Kanzlei lassen sich damit fuettern, ohne manuelle Nacherfassung pro Beleg.
Sind die Beleg-Fotos sicher gespeichert?
Ja — Hosting in Deutschland, jede Datei wird automatisch auf Viren gescannt, Downloads laufen ausschliesslich ueber signierte Tokens. Jeder Mandanten-Link ist passwortgeschuetzt, sodass kein Mandant die Belege eines anderen sieht. AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO auf Anfrage.
Was kostet das pro Mandant?
Nichts pro Mandant — der Preis haengt nur an der Kanzlei. Pro-Tarif: 9 €/Monat im Jahresabo, beliebig viele Mandanten-Formulare, bis 10.000 Eingaenge pro Monat. Zum Vergleich: Schon eine Stunde Sortierarbeit pro Monat kostet mehr.
Koennen Mandanten auch andere Unterlagen einreichen?
Ja — das Formular nimmt PDF, JPG, PNG, DOCX und XLSX bis 25 MB pro Datei. Viele Kanzleien bauen sich daneben ein zweites Formular fuer Jahresabschluss-Unterlagen oder Lohn-Belege, mit eigenen Pflichtfeldern je Anlass.

Der letzte Schuhkarton war im letzten Quartal

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