Für Steuerkanzleien

GoBD-Readiness beim Mandanten strukturiert abfragen

Eine digitale GoBD-Checkliste erfasst pro Mandant den Ist-Zustand: Belegablage, Kassenführung, E-Mail-Archivierung, Verfahrensdokumentation. Du siehst die Lücken, bevor der Betriebsprüfer sie findet.

Checkliste erstellen
Was wird geprüft?

~45 Min strukturierte Ist-Aufnahme pro Mandant — statt eines halben Beratungstags

GoBD beim Mandanten — ein blinder Fleck

Der Ist-Zustand ist unbekannt

Wie der Mandant Belege ablegt, ob die Kasse täglich geführt wird, ob steuerrelevante E-Mails archiviert werden — das weiß die Kanzlei meist nicht. Es wurde schlicht nie systematisch erhoben, bei keinem einzigen Mandanten.

Verfahrensdokumentation? Fehlanzeige

Die GoBD erwarten eine Verfahrensdokumentation — die meisten kleinen Betriebe haben keine und wissen nicht einmal, was das ist. Fällt das erst in der Betriebsprüfung auf, drohen Hinzuschätzungen, und der Mandant fragt: "Warum hat mir das niemand gesagt?"

Beratungspotenzial bleibt liegen

GoBD-Beratung ist abrechenbares Zusatzgeschäft mit echtem Mandanten-Nutzen. Aber ohne effizientes Erhebungs-Werkzeug bedeutet jede Ist-Aufnahme einen halben Tag Interview — also passiert sie nicht.

Die Ist-Aufnahme als digitaler Prozess

  1. 1

    GoBD-Checkliste einmal aufbauen

    Du strukturierst die Abfrage nach den GoBD-Themenfeldern: Belegwesen und Ablage, Kassenführung (falls Bargeld), genutzte Software, E-Mail- und Dokumenten-Archivierung, Unveränderbarkeit, Zugriffsschutz, vorhandene Verfahrensdokumentation. Verständlich formuliert, ohne Behörden-Deutsch.

  2. 2

    Mandant beantwortet in seinem Tempo

    Der Mandant geht die Checkliste im Browser durch — eine Frage pro Bildschirm, Conditional Logic überspringt Irrelevantes (keine Kasse, keine Kassen-Fragen). Wo nötig, lädt er Beispiele hoch: ein Foto der Ablage, einen Screenshot des Rechnungstools.

  3. 3

    Du berätst auf Basis klarer Lücken

    Die Antworten zeigen dir das Risikoprofil pro Mandant: Wo fehlt Archivierung, wo wackelt die Kasse, wer braucht eine Verfahrensdokumentation? Daraus wird ein konkretes, abrechenbares Beratungsangebot — und ein Mandant, der vor der Prüfung handelt statt danach.

Gebaut für die strukturierte Ist-Aufnahme

Conditional Logic

Kassen-Fragen nur bei Bargeld-Betrieben, Onlineshop-Fragen nur bei E-Commerce — jeder Mandant sieht sein Profil.

Nachweis-Uploads

Screenshots, Fotos und Beispiel-Dokumente direkt an der jeweiligen Frage — Kontext inklusive.

Zwischenspeichern

Die Ist-Aufnahme braucht Recherche beim Mandanten — pausieren und weitermachen ist eingebaut.

Passwort-Schutz

Interna zur Buchführung des Mandanten bleiben zugriffsgeschützt — kein öffentlicher Link.

Wiederverwendbar pro Mandant

Dieselbe Checkliste für jeden Mandanten — und als Wiedervorlage nach Umsetzung der Maßnahmen.

Hosting in Deutschland

Angaben zur Buchführung bleiben DSGVO-konform auf deutschen Servern — mit AVV nach Art. 28.

Ein Beratungs-Mandat refinanziert Jahre

Free zum Pilotieren mit ersten Mandanten (3 Formulare). Pro für den Roll-out auf die Mandantschaft: unbegrenzte Formulare, eigenes Branding — 12 €/Monat, jährlich 9 €/Monat.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen zur GoBD-Abfrage

Was sollte eine GoBD-Readiness-Checkliste abdecken?
Die Kernfelder: Belegorganisation (Eingang, Ablage, Vollständigkeit), Kassenführung inkl. TSE-Status bei elektronischen Kassen, eingesetzte Software für Rechnungen und Buchhaltung, Archivierung steuerrelevanter E-Mails und Dokumente, Unveränderbarkeit und Speicherfristen, Zugriffsrechte — und die Frage, ob eine Verfahrensdokumentation existiert und gepflegt wird. Pro Feld reichen drei bis fünf gezielte Fragen.
Ersetzt die Checkliste eine Verfahrensdokumentation?
Nein — sie ist der Schritt davor: die Ist-Aufnahme, aus der hervorgeht, ob und wo eine Verfahrensdokumentation fehlt oder lückenhaft ist. Die Dokumentation selbst erstellst du anschließend mit dem Mandanten als Beratungsleistung. Die Checkliste liefert dir dafür die vollständige, strukturierte Faktenbasis.
Verstehen Mandanten die GoBD-Fragen überhaupt?
Wenn du sie übersetzt, ja: Statt "Gewährleisten Sie die Unveränderbarkeit der Grund(buch)aufzeichnungen?" fragst du "Können Rechnungen in deinem Programm nachträglich geändert oder gelöscht werden?". Hilfetexte an jeder Frage erklären den Hintergrund in zwei Sätzen. Genau diese Übersetzungsarbeit machst du einmal — die Checkliste trägt sie zu jedem Mandanten.
Sind die Angaben des Mandanten vertraulich gespeichert?
Ja — Angaben zur Buchführung gehören zum Mandantengeheimnis (§ 203 StGB), deshalb: Hosting ausschließlich in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, mandantengetrennte Datenbank, optionaler Passwort-Schutz pro Formular und AVV nach Art. 28 DSGVO. Keine US-Cloud in der Verarbeitungskette.
Warum nicht die Word-Checkliste weiterverwenden?
Die Word-Checkliste kann nicht verzweigen (der Dienstleister ohne Kasse quält sich durch Kassen-Fragen), nicht uploaden (Screenshots kommen separat per Mail) und nicht auswerten (20 Word-Dateien vergleichst du von Hand). Digital bekommst du pro Mandant einen vergleichbaren Datensatz — und über die Mandantschaft hinweg ein Risiko-Bild, das du systematisch abarbeiten kannst.
Wie spreche ich Mandanten auf die GoBD-Abfrage an?
Als Vorsorge, nicht als Kontrolle: "Bei einer Betriebsprüfung schaut das Finanzamt zuerst auf deine Buchführungs-Organisation — mit 20 Minuten Checkliste sehen wir vorher, wo du stehst." Der Mandant versteht den Nutzen sofort, denn Hinzuschätzungen wegen formaler Mängel treffen ihn, nicht dich. Viele Kanzleien verschicken die Checkliste gebündelt an alle Bargeld-Mandanten.
Kann ich die Abfrage nach einem Jahr wiederholen?
Ja — und das lohnt sich: Nach der Erst-Beratung zeigt die Wiederholung, ob die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt wurden, und dokumentiert die Verbesserung. So wird aus der einmaligen Ist-Aufnahme ein wiederkehrender Beratungs-Rhythmus mit messbarem Fortschritt.

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