Für Steuerkanzleien

Mitarbeiter-Onboarding ohne Mail-Pingpong und Zettelwirtschaft

Ein Onboarding-Formular sammelt alles vor dem ersten Arbeitstag: Stammdaten, Bankverbindung, Qualifikationen, DATEV-Kenntnisstand, benötigte Zugänge. Vollständig, strukturiert, an einem Ort.

Onboarding-Formular erstellen
Was wird erfasst?

1 Link ersetzt fünf Mails, zwei Papierbögen und einen Anruf pro Neueinstellung

So startet ein neuer Mitarbeiter heute

Stammdaten per Mail-Pingpong

Erste Mail: Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer. Zweite Mail: Bankverbindung vergessen. Dritte Mail: Krankenkasse nachgefragt. Sensible Daten verteilen sich über einen Mail-Thread, den später niemand mehr aufräumt.

Zugänge werden zu spät beantragt

Welche Programme braucht die neue Kollegin ab Tag eins? Das klärt sich oft erst am Tag eins — und dann wartet sie zwei Tage auf Kanzleisoftware-Zugang, E-Mail-Postfach und Token. Produktive Zeit, die einfach verfällt.

Kenntnisstand bleibt unbekannt

Kennt der neue Mitarbeiter DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder nur Lohn? Welche Fortbildungen hat er? Ohne strukturierte Abfrage planst du Einarbeitung und Mandats-Zuteilung im Blindflug.

Onboarding mit System

  1. 1

    Formular einmal bauen, immer wieder nutzen

    Stammdaten, Bankverbindung, Krankenkasse, Steuer-ID, Notfallkontakt, Qualifikationen, Selbsteinschätzung zu DATEV-Modulen, benötigte Zugänge, Dokument-Uploads (Zeugnisse, Berufsträger-Nachweise). Einmal aufgesetzt, gilt es für jede Neueinstellung.

  2. 2

    Neuzugang füllt vor Tag eins aus

    Mit der Vertragsunterschrift geht der Link raus. Der neue Mitarbeiter füllt in Ruhe zu Hause aus — eine Frage pro Bildschirm, Zwischenspeichern möglich, Unterlagen direkt hochladen. Pflichtfelder sorgen dafür, dass nichts fehlt.

  3. 3

    Tag eins ist ein echter Arbeitstag

    Lohnabrechnung hat die Stammdaten, die IT hat die Zugangs-Liste, die Kanzleileitung kennt den Kenntnisstand — alles vor dem ersten Tag. Die neue Kollegin startet mit eingerichtetem Arbeitsplatz statt mit Formular-Stapel.

Gebaut für den Kanzlei-Personalprozess

Dokument-Upload

Zeugnisse, Urkunden und Nachweise direkt im Formular hochladen — kein Hinterher-Mailen.

Conditional Logic

Azubi, Werkstudentin oder Berufsträger — jede Rolle bekommt nur die Fragen, die sie betrifft.

Zwischenspeichern

Sozialversicherungsnummer nicht zur Hand? Pausieren, raussuchen, später weitermachen.

Passwort-Schutz

Das Onboarding-Formular ist nicht öffentlich — nur wer den Zugang hat, kann ausfüllen.

E-Mail-Benachrichtigung

Formular abgeschickt → Kanzleileitung informiert. Zugänge und Lohn-Anlage starten sofort.

Hosting in Deutschland

Personaldaten bleiben DSGVO-konform auf deutschen Servern — mit AVV nach Art. 28.

Lohnt sich ab der ersten Einstellung

Free zum Ausprobieren (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro mit unbegrenzten Formularen und eigenem Branding — 12 €/Monat, jährlich 9 €/Monat. Keine HR-Suite nötig.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

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Fragen zum Kanzlei-Onboarding

Sind Personaldaten wie Sozialversicherungsnummer hier sicher?
Ja — und deutlich sicherer als im Mail-Postfach: Questee hostet ausschließlich in Deutschland, überträgt verschlüsselt, trennt Daten mandantenscharf und stellt den AVV nach Art. 28 DSGVO. Personaldaten liegen damit nicht als Klartext in Mail-Threads, die jeder mit Postfach-Zugriff lesen kann.
Was sollte ein Kanzlei-Onboarding-Formular abfragen?
Vier Blöcke haben sich bewährt: (1) Lohn-relevante Stammdaten — Adresse, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung. (2) Qualifikationen — Abschlüsse, Fortbildungen, Berufsexamen, mit Zeugnis-Upload. (3) Kenntnisstand — Selbsteinschätzung zu den Kanzlei-Programmen und DATEV-Modulen. (4) Organisatorisches — Notfallkontakt, benötigte Zugänge, Essens-/Parkplatz-Themen.
Brauche ich dafür nicht eine richtige HR-Software?
Ab etwa 50 Mitarbeitern mit Abwesenheits-Management und Org-Charts: vielleicht. Für eine Kanzlei mit 3-20 Köpfen ist eine HR-Suite meist überdimensioniert und kostet pro Mitarbeiter und Monat. Das eigentliche Problem — vollständige Daten vor Tag eins — löst ein gut gebautes Formular für einen Bruchteil davon.
Kann ich den DATEV-Kenntnisstand strukturiert abfragen?
Ja — etwa als Matrix aus Modulen (Rechnungswesen, Lohn, Eigenorganisation, DMS) und Selbsteinschätzung (nie genutzt / Grundkenntnisse / sicher / Schulungserfahrung). Daraus liest du direkt ab, welche Einarbeitung nötig ist und welche Mandate du ab Woche eins zuteilen kannst. Hinweis: Questee fragt den Kenntnisstand ab — eine technische DATEV-Anbindung ist es nicht.
Warum nicht den Papier-Personalbogen behalten?
Der Papierbogen kommt am ersten Tag — also genau dann, wenn die Daten schon hätten verarbeitet sein müssen. Er ist handschriftlich (Übertragungsfehler), kennt keine Pflichtfelder (Lücken) und kann keine Datei-Anhänge aufnehmen. Das Online-Formular kommt vor Tag eins zurück, vollständig und lesbar.
Können mehrere Personen in der Kanzlei die Antworten einsehen?
Ja — Questee arbeitet mit Workspaces: Kanzleileitung und die Kollegin, die das Onboarding betreut, greifen auf dieselben Antworten zu. Per E-Mail-Benachrichtigung erfahren die richtigen Personen sofort, wenn ein neuer Bogen eingeht.
Lässt sich das Formular für Praktikanten und Azubis variieren?
Ja, ohne ein zweites Formular zu bauen: Die erste Frage erfasst die Rolle (Berufsträger, Fachangestellte, Azubi, Praktikant), und Conditional Logic blendet danach nur die passenden Blöcke ein — Azubis bekommen Berufsschul-Fragen, Berufsträger den Nachweis-Upload. Ein Formular, alle Fälle.

Der nächste erste Arbeitstag läuft rund

Formular bauen, mit der Vertragsunterschrift verschicken, vorbereitet starten. Kostenlos testen, kein Vertrag.

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