Für Pfarrämter & Gemeindebüros

Trauungs-Anfragen ohne Telefon-Pingpong ins Pfarramt

Paare schicken Wunschtermin, Taufnachweise und Lieblingslieder strukturiert über ein Formular auf der Gemeinde-Website — das Pfarramt geht vorbereitet ins Traugespräch statt Daten zu sammeln.

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Was wird abgefragt?

So läuft es heute in vielen Pfarrämtern

Anruf, Rückruf, Anrufbeantworter

Das Paar erreicht das Pfarramt nur zu Bürozeiten, das Pfarramt erreicht das Paar nur abends. Allein die Terminfindung fürs Traugespräch dauert zwei Wochen Telefon-Pingpong.

Unterlagen tröpfeln per Mail ein

Taufbescheinigung von ihr, Mitgliedsnachweis von ihm, Wunschlieder im dritten Mail-Thread. Das Pfarramt sammelt Anhänge aus fünf Nachrichten zusammen — und etwas fehlt trotzdem immer.

Traugespräch beginnt bei null

Ohne Vorab-Infos geht die erste halbe Stunde für Formalien drauf: Wer ist getauft, wer Mitglied, welche Kirche, welcher Termin? Für das eigentliche Gespräch über die Trauung bleibt weniger Raum.

So entlastet Questee das Pfarramt

  1. 1

    Anfrage-Formular auf die Gemeinde-Website

    Einmal aufsetzen: Kontaktdaten beider Partner, Wunschtermin und Wunschkirche, Tauf- und Mitgliedsstatus, Musikwünsche, besondere Anliegen. Per Embedding direkt in die Gemeinde-Website einbinden oder als Link teilen.

  2. 2

    Das Paar füllt gemeinsam in Ruhe aus

    Abends auf dem Sofa statt in der Telefon-Warteschleife: eine Frage pro Bildschirm, Taufbescheinigungen als Foto hochladen, zwischenspeichern wenn ein Dokument erst gesucht werden muss.

  3. 3

    Vorbereitetes Traugespräch

    Das Pfarramt bekommt eine E-Mail-Benachrichtigung und sieht alle Angaben strukturiert an einem Ort. Formalien sind vorab geklärt — das Traugespräch kann sich um die Trauung drehen.

Alles, was eine Trauungs-Anfrage braucht

Upload für Taufnachweise

Taufbescheinigungen und Mitgliedsnachweise als Foto oder PDF direkt in der Anfrage — kein Mail-Anhang-Sammeln.

Conditional Logic

Ist ein Partner nicht getauft oder konfessionsverschieden, fragt das Formular automatisch die passenden Folgepunkte ab.

Zwischenspeichern

Das Paar kann pausieren und weitermachen — etwa wenn die Taufbescheinigung erst bei den Eltern liegt.

Benachrichtigung ans Pfarramt

Jede neue Anfrage landet sofort als E-Mail im Pfarramt — nichts geht im Anrufbeantworter unter.

DSGVO & Hosting in Deutschland

Personen- und Konfessionsdaten bleiben auf deutschen Servern, mit AVV — kein US-Cloud-Thema im Kirchenvorstand.

In die Website einbettbar

Das Formular fügt sich per Embedding in die bestehende Gemeinde-Website ein — kein Relaunch nötig.

Für Gemeindebudgets gemacht

Free deckt Trauung, Taufe und Konfi-Anmeldung ab (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro für 12€/Monat (9€ im Jahresabo) mit unbegrenzten Formularen und Gemeinde-Logo.

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Häufige Fragen aus Pfarramt und Gemeindebüro

Sind Konfessions- und Taufdaten in einem Online-Formular zulässig?
Ja, wenn die Verarbeitung zweckgebunden erfolgt (Vorbereitung der Trauung), die Betroffenen selbst die Angaben machen und ein AVV mit dem Anbieter besteht. Questee hostet ausschließlich in Deutschland und liefert den AVV nach Art. 28 DSGVO mit. Da Religionszugehörigkeit ein besonders geschütztes Datum ist, lohnt eine kurze Abstimmung mit der Datenschutzstelle deiner Landeskirche — die technischen Anforderungen erfüllt Questee bereits.
Was unterscheidet das von einem PDF-Formular auf der Website?
PDF heißt: herunterladen, ausdrucken, ausfüllen, einscannen oder fotografieren, zurückmailen — viele Paare brechen unterwegs ab oder schicken unvollständige Scans. Das Online-Formular führt Schritt für Schritt durch, erzwingt Pflichtangaben, nimmt Taufnachweise direkt als Upload entgegen und liefert dem Pfarramt strukturierte Daten statt eines Anhang-Sammelsuriums.
Ersetzt das Formular das Traugespräch?
Nein — und das soll es auch nicht. Das Formular klärt die Formalien vorab: Termine, Nachweise, Musikwünsche, organisatorische Fragen. Das Traugespräch selbst bleibt das persönliche Herzstück der Vorbereitung — es beginnt nur nicht mehr mit einer halben Stunde Datenerhebung.
Können wir Wunschlieder und Ablauf-Wünsche mit abfragen?
Ja — offene Textfragen für Wunschlieder, Lesungswünsche und persönliche Anliegen gehören in die Vorlage. Viele Pfarrämter fragen auch ab, ob das Paar eigene Musiker mitbringt oder die Organistin der Gemeinde spielen soll — eine Auswahlfrage genügt.
Was passiert mit Anfragen für Termine, die schon belegt sind?
Das Formular ist eine strukturierte Anfrage, kein Kalender-Buchungssystem — die Terminbestätigung bleibt beim Pfarramt. Bewährt hat sich ein Feld für zwei bis drei Wunschtermine plus ein Hinweistext, dass der Termin erst nach Rückmeldung verbindlich ist. So entsteht keine falsche Erwartung.
Wie kommt das Formular auf unsere Gemeinde-Website?
Entweder als einfacher Link ("Trauung anfragen") oder per Embedding direkt in eine bestehende Seite — ein kurzer Einbettungscode, den auch ein ehrenamtlicher Website-Pfleger in fünf Minuten einfügt. Ein QR-Code für den Schaukasten funktioniert zusätzlich.
Wer im Pfarramt sieht die Anfragen?
Die Antworten liegen im Questee-Konto der Gemeinde — nicht verstreut in persönlichen Mail-Postfächern. Zusätzlich informiert eine E-Mail-Benachrichtigung die hinterlegte Adresse (z.B. das Funktionspostfach des Pfarramts) über jede neue Anfrage. So bleibt der Zugriff geregelt, auch bei Vakanz oder Vertretung.

Die nächste Trauungs-Anfrage kommt vollständig an

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