Für Steuerkanzleien

Steuer-Unterlagen einsammeln — ohne die jährliche Beleg-Jagd

Eine digitale Checkliste führt deine Mandanten durch alle Unterlagen zur Einkommensteuer: Lohnsteuerbescheinigung, Spendenquittungen, Handwerkerrechnungen — hochgeladen statt hinterhertelefoniert.

Checkliste erstellen
So funktioniert es

~3 Mails Erinnerungs-Aufwand pro Mandant und Jahr, die wegfallen können

Jedes Frühjahr dasselbe Ritual

Die Jagd nach denselben Belegen

Lohnsteuerbescheinigung, Bescheinigungen der Versicherungen, Spendenquittungen, Handwerkerrechnungen — jedes Jahr dieselbe Liste, und trotzdem muss deine Kanzlei jedem Mandanten einzeln hinterher. Die Erinnerungs-Mails schreiben sich nicht von selbst.

Fünf Kanäle, keine vollständige Akte

Ein Teil kommt per Mail, einer per Post, einer als Foto, einer wird persönlich vorbeigebracht, der Rest "kommt noch". Die Sachbearbeiterin puzzelt die Akte zusammen und weiß nie sicher, ob wirklich alles da ist.

Nachzügler-Belege sprengen die Bearbeitung

Die Erklärung ist fast fertig — da kommt die vergessene Spendenquittung. Akte wieder auf, neu rechnen, neu prüfen. Unvollständige Erstlieferungen kosten mehr Zeit als die eigentliche Bearbeitung.

Die Beleg-Sammlung mit System

  1. 1

    Unterlagen-Checkliste einmal aufsetzen

    Du baust die Checkliste entlang deiner Kanzlei-Praxis: Arbeitslohn, Versicherungen, Spenden, haushaltsnahe Dienstleistungen, Werbungskosten, Kinder. Jede Position mit Upload-Feld und kurzer Erklärung, was genau gebraucht wird.

  2. 2

    Mandant arbeitet die Liste durch

    Eine Position pro Bildschirm: "Hast du gespendet?" — wenn ja, Quittung fotografieren und hochladen; wenn nein, weiter. Conditional Logic überspringt Irrelevantes, Zwischenspeichern erlaubt das Sammeln über mehrere Abende.

  3. 3

    Die Akte kommt vollständig an

    Du bekommst pro Mandant ein abgeschlossenes Paket: alle Belege kategorisiert, alle Fragen beantwortet, nichts "kommt noch". Deine Sachbearbeitung startet mit vollständigen Unterlagen statt mit einer Mahnliste.

Gebaut für die Beleg-Saison

Datei-Upload pro Position

Jeder Beleg landet bei seiner Kategorie — Spendenquittung bei Spenden, nicht im Sammel-Anhang.

Conditional Logic

Keine Kinder? Keine Kinderfragen. Die Liste passt sich der Lebenssituation des Mandanten an.

Zwischenspeichern & Resume

Belege sammelt man nicht an einem Abend — der Mandant macht über Tage weiter, ohne von vorn zu beginnen.

E-Mail-Benachrichtigung

Mandant fertig → Kanzlei informiert. Die Bearbeitung startet, sobald das Paket komplett ist.

Eigenes Branding (Pro)

Die Checkliste trägt Logo und Farben deiner Kanzlei — professionell statt nach Fremd-Tool.

Hosting in Deutschland

Steuerunterlagen bleiben DSGVO-konform auf deutschen Servern — mit AVV nach Art. 28.

Weniger als eine Stunde Mahn-Aufwand im Monat

Free zum Testen (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro für die ganze Mandantschaft: unbegrenzte Formulare, eigenes Branding — 12 €/Monat, jährlich 9 €/Monat.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

Alle Tarife ansehen

Fragen aus der Beleg-Praxis

Dürfen Mandanten Steuerbelege über Questee hochladen — DSGVO-konform?
Ja — und sicherer als per Mail: Hosting ausschließlich in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, mandantengetrennte Speicherung, hochgeladene Dateien werden automatisch auf Viren geprüft. Den AVV nach Art. 28 DSGVO stellt Questee bereit — wichtig für dich als Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB.
Was bringt das gegenüber "Mandant schickt alles per Mail"?
Drei Dinge: Vollständigkeit (die Checkliste fragt jede Kategorie aktiv ab — der Mandant vergisst die Handwerkerrechnung nicht, weil er danach gefragt wird), Struktur (Belege kommen kategorisiert an, nicht als "Scan_final_2.pdf"-Sammelmail) und Sicherheit (kein unverschlüsselter Mail-Anhang mit Gehaltsdaten). Die Erinnerungs-Schleifen entfallen fast komplett.
Welche Kategorien gehören in die Unterlagen-Checkliste?
Der bewährte Kern: Lohnsteuerbescheinigung(en), Bescheinigungen zu Vorsorge- und Haftpflichtversicherungen, Spendenquittungen, Handwerker- und haushaltsnahe Dienstleistungen, Werbungskosten (Arbeitsmittel, Fortbildung, Fahrtkosten), Krankheitskosten, Kinderbetreuung. Dazu je nach Mandant: Kapitalerträge, Vermietung, Photovoltaik. Mit Conditional Logic sieht jeder nur seine Kategorien.
Kommen ältere Mandanten damit zurecht?
Die Erfahrung sagt: besser als mit Mail-Anhängen. Eine Frage pro Bildschirm, große Schaltflächen, die Handy-Kamera öffnet sich direkt beim Upload — das ist einfacher als Scannen, Speichern, Anhängen. Und für die Mandanten, die partout beim Papier bleiben: Die Checkliste lässt sich parallel weiter klassisch bedienen, der Rest deiner Mandantschaft entlastet dich trotzdem.
Wie kommen die Belege von Questee in meine Kanzlei-Software?
Du lädst die Antworten samt Dateien gesammelt herunter und übernimmst sie in deinen gewohnten Ablauf — etwa ins Dokumentenmanagement oder als Grundlage für die DATEV-Erfassung. Eine automatische DATEV-Schnittstelle gibt es nicht; der Zeitgewinn entsteht beim Einsammeln, nicht erst beim Import.
Kann ich dieselbe Checkliste jedes Jahr wiederverwenden?
Ja — das ist der Punkt: Die Checkliste ist dein wiederkehrendes Kanzlei-Asset. Vor der Saison aktualisierst du Jahreszahlen und ggf. geänderte Pauschalen-Hinweise, dann geht derselbe Link an die Mandantschaft. Jede Saison wird die Liste durch deine Erfahrungswerte ein Stück besser.
Was passiert mit Mandanten, die trotzdem nicht liefern?
Du siehst im Dashboard, wer abgeschlossen hat und wer nicht — deine Erinnerung wird gezielt statt Gießkanne. Und der psychologische Effekt hilft: Eine angefangene Checkliste mit Fortschrittsanzeige wird eher fertiggestellt als eine diffuse Bitte "schick mir mal deine Unterlagen".

Diese Saison kommt die Akte vollständig

Checkliste bauen, Link an die Mandantschaft, Belege strukturiert empfangen. Kostenlos starten, kein Vertrag.

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