Für Prüfungsämter & Praktikumsbeauftragte

Praktikumsberichte vollständig abgegeben — beim ersten Mal

Ein Abgabe-Formular mit Pflichtfeldern und Datei-Upload: Bericht, Arbeitgeber-Bescheinigung und Matrikelnummer kommen zusammen an — statt über Wochen verteilt per Mail. Die Anerkennung startet ohne Nachfass-Schleife.

Abgabe-Formular erstellen
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~2 Std weniger Zuordnungs- und Nachfass-Arbeit pro Abgabewoche

So sieht die Abgabephase heute aus

Eingänge tröpfeln über Wochen

Der Bericht kommt heute, die Arbeitgeber-Bescheinigung in drei Wochen, die Korrektur des Berichts dazwischen. Das Prüfungsamt führt Strichlisten, was von wem schon da ist — und verliert trotzdem den Überblick.

Zuordnung ist Detektivarbeit

Mail von einer privaten Adresse, ohne Matrikelnummer, Anhang heißt "bericht_final_v2.pdf". Welcher Studiengang, welche Prüfungsordnung, welches Pflichtpraktikum? Jede Einreichung kostet Recherche, bevor sie überhaupt bearbeitet werden kann.

Verzögerte Anerkennung trifft Studierende

Fehlt die Bescheinigung, stockt die Anerkennung — und mit ihr die ECTS-Gutschrift, im schlimmsten Fall die Rückmeldung oder der Abschluss. Studierende fragen nach, das Amt sucht in Postfächern, alle verlieren Zeit.

Abgabe und Anerkennung mit System

  1. 1

    Abgabe-Formular nach Prüfungsordnung bauen

    Pflichtfelder für Matrikelnummer, Studiengang und Praktikumszeitraum, Pflicht-Uploads für Bericht und Arbeitgeber-Bescheinigung, dazu die Bestätigung der formalen Vorgaben. Der Link kommt auf die Prüfungsamts-Seite und in die Praktikums-Infomail.

  2. 2

    Studierende geben in einem Rutsch ab

    Das Formular führt durch alle Anforderungen und lässt sich erst absenden, wenn beide Dokumente hochgeladen und alle Angaben vollständig sind. Wer die Bescheinigung noch nicht hat, speichert zwischen und reicht später ein — aber immer komplett.

  3. 3

    Das Amt bearbeitet statt zu sortieren

    Jede Abgabe liegt vollständig und eindeutig zugeordnet vor: Matrikelnummer, Studiengang, beide Dokumente, Zeitstempel. Die Anerkennung läuft den gewohnten Weg — nur ohne Detektivarbeit und ohne Nachfass-Mails davor.

Gebaut für Fristen und Formvorgaben

Pflicht-Uploads

Bericht und Arbeitgeber-Bescheinigung als getrennte Pflichtfelder — keine Abgabe ohne beide Dokumente.

Eindeutige Zuordnung

Matrikelnummer, Studiengang und Prüfungsordnungs-Version als Pflichtangaben — Schluss mit "bericht_final_v2.pdf".

Conditional Logic

Pflicht- und freiwilliges Praktikum brauchen andere Angaben — das Formular verzweigt automatisch.

Zwischenspeichern

Bescheinigung noch beim Arbeitgeber? Entwurf speichern, später vollständig abgeben.

E-Mail-Benachrichtigung

Das Amt erfährt sofort von jeder Abgabe — Studierende erhalten Gewissheit statt Funkstille.

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Fragen aus dem Prüfungsamt

Dürfen wir als Hochschule Abgaben über ein externes Tool annehmen?
Mit dem richtigen Anbieter ja: Questee hostet ausschließlich in Deutschland, liefert den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und überträgt verschlüsselt — die Anforderungen, die öffentliche Einrichtungen stellen müssen. Stimmt euch kurz mit dem Datenschutzbeauftragten ab; der AVV liegt dafür bereit. US-Tools wie Google Forms scheitern an genau dieser Hürde.
Was ist der Vorteil gegenüber der Abgabe per E-Mail?
Per Mail bekommt ihr Fragmente: Bericht ohne Bescheinigung, Bescheinigung ohne Matrikelnummer, Anhänge an die falsche Adresse. Das Formular erzwingt Vollständigkeit vor dem Absenden, ordnet jede Abgabe eindeutig zu und stempelt sie mit Eingangszeit. Aus einem Postfach voller loser Teile wird eine Liste fertig bearbeitbarer Vorgänge.
Zählt der Formular-Zeitstempel für die Abgabefrist?
Jede Einreichung erhält einen eindeutigen, fälschungssicher protokollierten Eingangszeitpunkt — eine deutlich belastbarere Grundlage als Mail-Header. Ob er fristwahrend gilt, regelt eure Prüfungsordnung; viele Ämter formulieren die Abgabe über das Formular schlicht als den offiziellen Einreichungsweg. Nach Fristende schließt du das Formular einfach.
Wie bilden wir verschiedene Studiengänge und Prüfungsordnungen ab?
Entweder ein Formular mit Conditional Logic — Studierende wählen ihren Studiengang und sehen nur die dafür geltenden Felder und Hinweise — oder ein Formular pro Studiengang, wenn sich die Anforderungen stark unterscheiden. Beides ist in Minuten umgebaut, ohne Antrag an die zentrale IT.
Was passiert mit unleserlichen oder falschen Uploads?
Du legst pro Upload-Feld erlaubte Dateiformate fest (z.B. nur PDF) — das verhindert Handyfotos von Bescheinigungen schon bei der Abgabe. Jede Datei wird zudem automatisch auf Viren geprüft. Inhaltliche Prüfung bleibt natürlich beim Amt, aber die formalen Klassiker fängt das Formular vorher ab.
Können internationale Studierende auf Englisch abgeben?
Ja — das Formular läuft zweisprachig DE/EN: Studierende wählen ihre Sprache, die Angaben landen in derselben strukturierten Übersicht. Gerade bei englischsprachigen Studiengängen mit Pflichtpraktikum entfällt damit der separate englische Mail-Prozess.
Wie lange bleiben die eingereichten Unterlagen gespeichert?
So lange ihr sie braucht — und keinen Tag länger: Nach abgeschlossener Anerkennung und Übernahme in die Prüfungsakte löscht ihr Einreichungen einzeln oder gesamthaft, dauerhaft. So erfüllt ihr die DSGVO-Speicherbegrenzung, statt Berichte jahrelang in einem Funktionspostfach zu horten. Aufbewahrungsfristen eurer Hochschule gehen natürlich vor.

Die nächste Abgabephase ohne Strichliste

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