Für Festivals & Kultur-Events

Presse-Akkreditierung mit vollständigen Nachweisen — ab der ersten Anfrage

Medium, Auftrag, Reichweite, Presseausweis-Upload: Ein Formular erfasst alles, was dein Presse-Team für die Entscheidung braucht. Schluss mit Nachweis-Pingpong im Posteingang.

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100 % der Anfragen mit Presseausweis im Anhang — weil der Upload Pflichtfeld ist

Akkreditierungs-Chaos vor jedem Festival

Formlose Mails ohne Nachweise

"Hiermit beantrage ich Akkreditierung für euer Festival" — ohne Presseausweis, ohne Medium, ohne Auftraggeber. Dein Team schreibt zurück, wartet, erinnert. Pro Anfrage drei Mails, bei hunderten Anfragen ein Vollzeitjob.

Wer ist Presse, wer will nur rein?

Ohne strukturierte Angaben zu Medium, Reichweite und Veröffentlichungs-Zusage ist kaum zu unterscheiden, wer berichtet und wer ein Gratis-Ticket sucht. Fehlentscheidungen kosten Plätze im begrenzten Foto-Graben.

Excel-Liste als Engpass

Jede Mail wird von Hand in eine Tabelle übertragen — Tippfehler in Namen, verlorene Anhänge, kein Stand, wer schon bestätigt wurde. Kurz vor dem Festival weiß niemand mehr, was aktuell ist.

So läuft Akkreditierung mit System

  1. 1

    Akkreditierungs-Formular veröffentlichen

    Name, Medium, Funktion (Text/Foto/Video), Auftrag oder Themenidee, Reichweiten-Angabe, Presseausweis als Upload-Pflichtfeld. Conditional Logic fragt Fotografen zusätzlich nach Foto-Graben-Bedarf und Equipment.

  2. 2

    Journalisten reichen alles in einem Schritt ein

    Ein Link auf der Presse-Seite, mobil ausfüllbar, Pflichtfelder verhindern Lücken. Wer den Presseausweis nicht zur Hand hat, speichert zwischen und reicht später nach — ohne dass dein Team erinnern muss.

  3. 3

    Presse-Team entscheidet auf einer Datenbasis

    Alle Anfragen strukturiert an einem Ort: Medium, Reichweite, Ausweis-Scan nebeneinander. Per E-Mail-Benachrichtigung kommt jede neue Anfrage rein, per Export entsteht die Akkreditierungsliste für Einlass und Pressebüro.

Gebaut für Pressebüro und Foto-Graben

Presseausweis-Upload

Ausweis-Scan als Pflichtfeld — keine Anfrage ohne Nachweis, keine Nachfass-Mail.

Conditional Logic nach Funktion

Fotografen sehen Foto-Graben-Fragen, TV-Teams die Technik-Fragen — Textredakteure beides nicht.

Zwischenspeichern

Ausweis nicht griffbereit? Anfrage pausieren und mit demselben Link vervollständigen.

E-Mail-Benachrichtigung

Jede Anfrage sofort beim Presse-Team — auch im Festival-Endspurt nichts übersehen.

Anfrage-Schluss steuerbar

Formular zum Akkreditierungsschluss einfach depublizieren — keine Nachzügler-Diskussionen.

DSGVO & Hosting in Deutschland

Ausweis-Scans sind sensible Dokumente — sie liegen auf deutschen Servern, mit AVV.

Akkreditierung ohne Großsystem-Budget

Free zum Ausprobieren (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro für die Festival-Saison: unbegrenzte Formulare, eigenes Branding auf dem Akkreditierungs-Formular, AI inklusive — 12 €/Monat, 9 €/Monat im Jahresabo.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen aus dem Pressebüro

Warum nicht weiter Akkreditierung per Mail?
Mail skaliert nicht: Jede Anfrage hat ein anderes Format, Nachweise fehlen, und dein Team überträgt alles von Hand in eine Liste. Ein Formular erzwingt Vollständigkeit per Pflichtfeld — Presseausweis inklusive — und liefert die Daten strukturiert. Aus drei Mails pro Anfrage wird null; dein Team entscheidet nur noch.
Dürfen wir Presseausweis-Scans überhaupt erheben?
Ja — die Prüfung der Presse-Eigenschaft ist ein legitimer Zweck für die Akkreditierung. Wichtig: Zweck in der Datenschutzerklärung nennen und die Scans nach der Veranstaltung löschen. Questee hostet die Uploads in Deutschland, überträgt verschlüsselt und liefert den AVV nach Art. 28 DSGVO — die Scans kursieren nicht als Mail-Anhänge.
Wie unterscheiden wir Foto, Text und Video sauber?
Mit einer Auswahlfrage "Funktion" und Conditional Logic dahinter: Fotografen beantworten Fragen zu Foto-Graben-Slots und Objektiven, Video-Teams zu Stativ und Übertragungstechnik, Textredakteure nur die Basis. So bekommt jeder Bereich genau die Infos, die Einlass und Bühnen-Crew brauchen.
Können wir Reichweiten-Angaben abfragen, ohne unhöflich zu wirken?
Ja — im Formular wirkt die Frage sachlich statt misstrauisch, weil sie alle gleichermaßen beantworten. Bewährt: Medium-Typ als Auswahl (Print, Online, Blog, Podcast, Social), grobe Reichweiten-Spannen statt exakter Zahlen, und ein Feld für den Link zu früheren Veröffentlichungen. Das objektiviert die Vergabe knapper Plätze.
Wie sagen wir zu oder ab?
Die Entscheidung bleibt bei deinem Team: Anfragen exportieren, prüfen, dann Zu- oder Absage aus eurem Mail-System senden. Per Webhook kannst du Anfragen auch automatisch in ein Ticketing- oder CRM-Board schieben und dort den Status pflegen. Questee übernimmt die Erfassung — die Kommunikation behältst du in der Hand.
Was passiert mit Anfragen nach Akkreditierungsschluss?
Du depublizierst das Formular zum Stichtag — der Link zeigt dann eine Hinweisseite statt des Formulars. Das beendet die "Geht da noch was?"-Mails elegant: Es gibt schlicht keinen Kanal mehr für verspätete Anfragen. Für Nachrücker-Fälle kannst du das Formular jederzeit wieder aktivieren.
Ersetzt das ein Akkreditierungs-System mit Badge-Druck?
Nein — bewusst nicht. Questee erfasst die Anfragen vollständig und strukturiert; Badge-Druck und Einlass-Scanning machst du mit deinen bestehenden Mitteln (die Akkreditierungsliste kommt als Export). Für Festivals und Kultur-Events ist das die wirtschaftliche Lösung — Großsysteme lohnen erst bei Bundesliga-Dimensionen.

Diese Saison: Akkreditierung ohne Posteingang-Chaos

Formular mit Ausweis-Upload aufsetzen, Link auf die Presse-Seite, vollständige Anfragen empfangen. Kostenlos starten.

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