Für Hausverwaltungen

Schadensmeldungen, die vollständig ankommen — mit Foto, Kategorie und Dringlichkeit

Ein Meldeformular für deine Mieter: Schaden beschreiben, Foto hochladen, Kategorie und Dringlichkeit angeben. Die Meldung landet automatisch per E-Mail bei der Verwaltung — komplett, statt als Rätsel auf dem Anrufbeantworter.

Meldeformular erstellen
So funktioniert es

0 Rückfragen nötig, wenn Foto, Wohnung, Kategorie und Dringlichkeit schon in der Meldung stehen

Der Alltag im Schadensmanagement

"Bei mir tropft was" — und sonst nichts

Der Anruf kommt mittags rein: irgendwo tropft es. Welche Wohnung, welcher Raum, seit wann, wie stark? Bevor ein Handwerker beauftragt werden kann, telefoniert dein Team dem Mieter hinterher — oft mehrfach.

Alles klingt wie ein Notfall

Am Telefon ist jeder Schaden dringend. Ohne strukturierte Dringlichkeits-Angabe kannst du Wasserrohrbruch und quietschende Tür nicht sauber priorisieren — und verbrennst Notdienst-Budget für Lappalien.

Meldungen verstreut über alle Kanäle

Anrufbeantworter, E-Mail-Postfach, Zettel im Briefkasten, WhatsApp ans Diensthandy: Schadensmeldungen kommen überall an — nur nicht an einem Ort. Was nicht sofort bearbeitet wird, geht unter und eskaliert später teurer.

Ein Kanal, vollständige Meldungen

  1. 1

    Meldeformular aufsetzen und verteilen

    Du legst die Felder fest: Objekt und Wohnung, Schadenskategorie (Heizung, Wasser, Elektrik, Sonstiges), Beschreibung, Foto-Upload, Dringlichkeit, Erreichbarkeit des Mieters. Den Link verteilst du per Aushang mit QR-Code, in der Mieter-Mail oder auf deiner Website.

  2. 2

    Mieter melden in zwei Minuten

    Der Mieter scannt den QR-Code im Hausflur, beantwortet eine Frage pro Bildschirm und fotografiert den Schaden direkt mit dem Handy. Conditional Logic fragt nur nach, was zur Kategorie passt — bei "Heizung" andere Details als bei "Wasserschaden".

  3. 3

    Verwaltung priorisiert und beauftragt

    Jede Meldung löst eine E-Mail-Benachrichtigung an die Verwaltung aus — mit allen Angaben und Foto. Dein Team sieht sofort: Notfall oder Routinetermin? Der Handwerker bekommt vom ersten Moment an ein vollständiges Bild, ohne Rückfragen-Schleife.

Alles, was eine brauchbare Meldung braucht

Foto-Upload

Mieter fotografieren den Schaden direkt im Formular — ein Bild sagt mehr als drei Telefonate.

Conditional Logic

Je nach Schadenskategorie erscheinen passende Detailfragen — der Bogen bleibt für jeden Fall kurz.

E-Mail-Benachrichtigung

Jede Meldung landet sofort und vollständig im Postfach der Verwaltung — kein Kanal-Wirrwarr mehr.

One-per-Screen, mobil zuerst

Eine Frage pro Bildschirm — auch ältere Mieter kommen ohne Anleitung durch.

Mehrsprachig (DE/EN)

Das Formular gibt es auf Deutsch und Englisch — hilfreich bei internationaler Mieterschaft.

DSGVO & Hosting Deutschland

Mieterdaten bleiben auf deutschen Servern, AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive.

Günstiger als eine Stunde Rückfragen-Telefonate

Free für den Test (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro mit unbegrenzten Formularen, eigenem Branding und AI für 12€/Monat — jährlich 9€/Monat.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Häufige Fragen von Verwaltungen

Wie bekommen meine Mieter den Link zum Formular?
Am wirksamsten ist ein Aushang mit QR-Code im Hausflur — direkt neben den bisherigen Notfallnummern. Zusätzlich kannst du den Link in deine E-Mail-Signatur, ins Anschreiben bei Mietbeginn und auf deine Website setzen. Per Embedding bindest du das Formular auch direkt in deine Webseite ein.
Was ist mit echten Notfällen wie einem Rohrbruch?
Das Formular ersetzt die Notfallnummer nicht — es entlastet sie. Praxis-Tipp: Bei Dringlichkeit "Notfall" zeigst du dem Mieter direkt im Formular die Notdienst-Rufnummer an. So melden Mieter Routinefälle strukturiert, und der Notdienst bleibt für echte Notfälle frei.
Warum nicht einfach ein E-Mail-Postfach "schaden@..."?
Freitext-Mails haben dasselbe Problem wie Anrufe: Es fehlt, was du brauchst. Keine Wohnungsnummer, kein Foto, keine Dringlichkeit — und du fragst nach. Ein Formular erzwingt Vollständigkeit per Pflichtfeldern, sortiert per Kategorie vor und liefert das Foto gleich mit. Die Mail bekommst du trotzdem: automatisch, aber vollständig.
Sind die Mieterdaten DSGVO-konform verarbeitet?
Ja. Hosting ausschließlich in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, mandantengetrennte Speicherung — und du erhältst den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Damit kannst du die Schadensmeldung sauber in dein Verarbeitungsverzeichnis aufnehmen, ohne US-Cloud-Transfers erklären zu müssen.
Können auch Hausmeister oder Mietergemeinschaften melden?
Ja — das Formular ist ein offener Link, jeder mit dem Link kann melden. Ein Feld "Wer meldet?" (Mieter, Hausmeister, Nachbar) ordnet die Meldung ein. Hausmeister nutzen denselben Bogen auf ihrer Runde und sparen sich den Umweg übers Büro.
Kann ich Meldungen an verschiedene Mitarbeiter weiterleiten?
Die E-Mail-Benachrichtigung geht an die hinterlegte Adresse — viele Verwaltungen nutzen dafür ein Sammelpostfach oder pro Objekt ein eigenes Formular mit eigenem Empfänger. Für eigene Weiterverarbeitung (z.B. internes Ticketsystem) stehen Webhooks bereit.
Ersetzt das ein Mieterportal wie bei großen Software-Suiten?
Nein — und das ist Absicht. Ein Mieterportal mit Login, Dokumentenablage und Nachrichtencenter lohnt sich ab einer gewissen Bestandsgröße und kostet entsprechend. Für die häufigste Interaktion — die Schadensmeldung — brauchst du kein Portal, sondern ein gutes Formular ohne Login-Hürde. Genau das bekommst du hier, sofort einsatzbereit.

Die nächste Schadensmeldung kommt vollständig an

Formular erstellen, QR-Code in den Hausflur, fertig. Kostenlos starten, jederzeit kündbar.

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