Für Fördervereine & Schulfest-Teams

Schulfest organisieren — Helfer und Kuchen ohne schwarzes Brett

Anmeldung, Helfer-Schichten und Kuchenbasar in einem Online-Formular: Eltern tragen sich am Handy ein, dein Orga-Team sieht jederzeit, was fehlt. Kostenlos im Free-Tarif — passend zur Vereinskasse.

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0 € kostet die Orga im Free-Tarif — kein Antrag an die Vereinskasse nötig

Jedes Jahr dasselbe Orga-Theater

Die Liste erreicht nur, wer vorbeiläuft

Helferliste und Kuchenliste hängen am schwarzen Brett im Eingangsbereich — aber berufstätige Eltern betreten die Schule wochenlang nicht. Eingetragen sind am Ende dieselben fünf Familien wie immer.

Fünf Marmorkuchen, nichts Herzhaftes

Ohne Koordination bringt jeder, was am einfachsten ist. Am Basar-Stand stapeln sich identische Rührkuchen, während belegte Brötchen, vegane und nussfreie Optionen komplett fehlen — und genau danach fragen die Gäste.

Helfer-Schichten voller Lücken

Aufbau ist überbucht, der Spätdienst am Grill leer, und wer abspringt, sagt es niemandem. Das Orga-Team telefoniert am Vorabend die halbe Elternschaft ab, um die Löcher zu stopfen.

So organisiert ihr es mit Questee

  1. 1

    Ein Formular für alles aufsetzen

    Anmeldung mit Personenzahl, Helfer-Schichten als Auswahl-Fragen (Aufbau, Stand-Dienst, Abbau), Kuchen-Kategorien zum Ankreuzen (herzhaft, süß, vegan, nussfrei). Per AI in 30 Sekunden generiert, dann ans Fest angepasst.

  2. 2

    Link in die Klassen-Verteiler statt ans Brett

    Eltern tragen sich am Handy ein — abends, ohne die Schule zu betreten, ohne App, auf Deutsch oder Englisch. Damit erreicht ihr endlich auch die Familien, die nie am schwarzen Brett vorbeikommen.

  3. 3

    Das Orga-Team sieht live, was fehlt

    In der Antworten-Übersicht erkennt ihr sofort: Spätdienst hat erst zwei Helfer, herzhafte Beiträge fehlen. Dann steuert ihr gezielt nach — eine Erinnerung in den Verteiler statt einer Telefonkette am Vorabend.

Funktionen fürs Ehrenamt-Team

AI-Generierung in 30 Sekunden

Fest beschreiben, Formular-Entwurf bekommen — niemand im Förderverein muss sich einarbeiten.

Conditional Logic

Wer "Ich bringe Kuchen mit" wählt, sieht die Kategorien-Frage — wer nur kommt, ist nach drei Klicks fertig.

Keine App für Eltern

Link im Klassen-Verteiler genügt — ausfüllen im Browser, ohne Installation und ohne Konto.

Mehrsprachig DE/EN

Internationale Eltern verstehen Schichten und Kategorien — und helfen mit, statt abzuwinken.

E-Mail-Benachrichtigung

Das Orga-Team sieht neue Einträge sofort — ohne sich täglich einzuloggen.

Hosting in Deutschland

Namen und Kontaktdaten der Schulfamilien bleiben DSGVO-konform auf deutschen Servern.

Ehrenamt soll nichts kosten

Der Free-Tarif reicht für Schulfest, Basar und Sommerkonzert: 3 Formulare, 100 Antworten pro Monat, 0 €. Pro (12 €/Monat) erst, wenn der Förderverein das ganze Jahr digital organisiert.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen aus dem Orga-Team

Dürfen wir als Förderverein die Daten der Eltern so erheben?
Ja — wenn ihr nur erhebt, was ihr für die Orga braucht (Name, Kontakt, Schicht, Beitrag), und die Daten nach dem Fest löscht. Questee unterstützt euch dabei: Hosting in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, AVV nach Art. 28 DSGVO. Damit habt ihr auch gegenüber Schulleitung und Datenschutzbeauftragtem eine saubere Grundlage.
Warum nicht Google Forms oder Doodle?
Google Forms ist an vielen Schulen untersagt, weil Elterndaten in der US-Cloud landen — und der Förderverein agiert im Namen der Schulgemeinschaft. Doodle deckt nur Terminabstimmung ab, nicht Helfer-Schichten plus Kuchen-Kategorien plus Anmeldung in einem. Questee verbindet beides und hostet in Deutschland.
Sehen wir, welche Schichten schon voll sind?
Ja — in der Antworten-Übersicht seht ihr pro Schicht, wie viele sich eingetragen haben. Ist eine Schicht voll, nehmt ihr die Option einfach aus dem Formular, dann kann sich dort niemand mehr eintragen. Das macht ihr in einer Minute, ohne den Link neu zu verschicken.
Können wir Allergie-Hinweise für den Kuchenbasar abfragen?
Ja — fragt pro Beitrag ab, ob er Nüsse, Gluten oder Milch enthält, und lasst die Zutaten kurz auflisten. Aus der Übersicht druckt ihr dann kleine Hinweisschilder für den Stand. Gerade an Schulen mit Allergiker-Kindern ist das mehr als Höflichkeit.
Funktioniert der Link auch in der Klassen-Chatgruppe?
Ja — der Formular-Link funktioniert überall, wo ihr Eltern erreicht: E-Mail-Verteiler, Klassen-Chat, Schulwebsite oder als QR-Code auf dem Plakat am Eingang. Eltern tippen drauf und sind direkt im Formular, ohne Umweg über App-Store oder Login.
Was passiert nach dem Fest mit den Daten?
Ihr entscheidet: Antworten exportieren fürs Orga-Protokoll, danach im Formular löschen. Datenminimierung gehört zur DSGVO — und es gibt keinen Grund, Helferlisten vom Sommerfest 2024 ewig aufzubewahren. Das Formular selbst behaltet ihr als Vorlage fürs nächste Jahr.
Wir sind nicht technisch — schaffen wir das trotzdem?
Ja. Ihr beschreibt das Fest in einem Satz, die AI baut den Formular-Entwurf, ihr passt Schichten und Kategorien an — das ist näher an "Elternbrief schreiben" als an "Software einrichten". Und wenn nur eine Person im Team das Formular pflegt, reicht das völlig.

Das nächste Schulfest organisiert ihr vom Sofa aus

Formular erstellen, Link in die Verteiler, Lücken gezielt füllen. Kostenlos im Free-Tarif — die Vereinskasse bleibt fürs Fest.

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