Für Social-Media-Agenturen & Freelancer

Kunden-Onboarding in Tagen statt Wochen

Ein Onboarding-Formular sammelt alles für den Mandats-Start: Logos und Guidelines per Upload, Kanal-Übersicht, Freigabe-Prozess, Ansprechpartner — und eine Checkliste, welche Zugänge ihr braucht. Posten statt hinterher-mailen.

Onboarding-Formular erstellen
Was wird eingesammelt?

~2 Wochen kürzere Anlaufzeit pro Mandat, wenn Assets und Prozesse am Tag 1 statt tröpfchenweise kommen

Der zähe Start jedes Social-Mandats

Wochen bis zum ersten Post

Vertrag unterschrieben, Motivation hoch — und dann: Logo kommt als Screenshot, die Brand-Guideline "liegt irgendwo", der Instagram-Admin ist im Urlaub. Die ersten bezahlten Wochen vergehen mit Warten statt mit Content.

Assets über zehn Kanäle verstreut

Logo per Mail, Schriften per WeTransfer, Bildmaterial im Drive-Ordner mit kaputter Freigabe, Tonalität "machen wir telefonisch". Beim dritten Kunden parallel weiß niemand mehr, was vollständig ist und was fehlt.

Zugangs-Chaos — bis hin zu Passwörtern per Mail

Welche Kanäle gibt es, wer ist Admin, was braucht ihr wirklich? Ohne Struktur endet das im Schlimmsten: Kunden schicken Passwörter unverschlüsselt per Mail — ein Sicherheits- und Haftungsrisiko für beide Seiten.

Onboarding als ein strukturierter Durchlauf

  1. 1

    Onboarding-Strecke einmal bauen

    Alle Start-Infos in einem Formular: Kanal-Inventar (welche Profile existieren, wer verwaltet sie), Brand-Assets als Datei-Upload, Tonalität und No-Gos, Freigabe-Prozess und Reaktionszeiten, Ansprechpartner mit Vertretung, Content-Säulen und Themen-Tabus.

  2. 2

    Kunde liefert alles an einem Ort

    Eine Frage pro Bildschirm, Logos und Guidelines direkt hochladen, zwischenspeichern wenn der Kollege mit den Kanal-Infos erst gefragt werden muss. Die Zugangs-Checkliste klärt das WAS — die Übergabe selbst läuft sicher über Passwort-Manager oder Team-Einladung.

  3. 3

    Tag 1 ist ein Arbeitstag

    Alles liegt strukturiert im Dashboard: Assets, Prozesse, Verantwortliche, offene Zugänge als klare To-do-Liste für den Kunden. Dein Team startet mit Redaktionsplan und erstem Content — nicht mit einer Mail-Jagd.

Gebaut für den Mandats-Start

Datei-Upload für Brand-Assets

Logos, Guidelines, Schriften, Bildmaterial — direkt im Formular hochgeladen und virengeprüft, statt über fünf Kanäle verstreut.

Conditional Logic

LinkedIn-Fragen nur wenn LinkedIn gebucht ist, TikTok-Block nur bei TikTok — der Bogen folgt dem gebuchten Paket.

Zwischenspeichern

Marketing-Leiterin füllt heute aus, der Kanal-Admin ergänzt morgen — derselbe Link, kein Neustart.

Dein Branding (Pro)

Der erste Prozess-Kontakt nach dem Vertragsabschluss trägt dein Logo und deine Farben — Agentur-Qualität ab Schritt eins.

Sicherheit per Design

Passwort-Schutz fürs Formular, verschlüsselte Übertragung — und ein Konzept, das Passwörter bewusst NICHT abfragt.

DSGVO + AVV

Hosting in Deutschland, AVV nach Art. 28 — als Agentur listest du Questee sauber als Unterauftragsverarbeiter.

Ein Bruchteil eines Onboarding-Tools

Free für den Start (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro für 12€/Monat (9€/Monat jährlich): unbegrenzte Formulare, eigenes Branding, AI inklusive — statt 50$-US-SaaS pro Monat.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

Alle Tarife ansehen

Fragen aus dem Agentur-Onboarding

Wie gehe ich mit Zugängen und Passwörtern um?
Eiserne Regel: Passwörter gehören in kein Formular, keine Mail und kein Chat-Tool. Das Onboarding-Formular erfasst nur das WAS — welche Kanäle existieren, wer Admin ist, welche Rollen ihr braucht. Die Übergabe selbst läuft über die sicheren Wege: Team-Einladung in der Meta Business Suite, Partner-Zugriff im Ads-Manager, geteilte Tresore im Passwort-Manager. Das Formular liefert dafür die vollständige Checkliste.
Was sollte ein Social-Media-Onboarding alles abfragen?
Sechs Blöcke haben sich bewährt: Kanal-Inventar mit Admin-Klärung, Brand-Assets (Logo, Farben, Schriften, Bildwelt) per Upload, Tonalität mit Beispielen und No-Gos, Freigabe-Prozess (wer, wie schnell, über welchen Weg), Ansprechpartner inklusive Urlaubsvertretung, und Content-Input: Themen-Säulen, anstehende Termine, Tabus. Mit Conditional Logic zeigst du pro gebuchtem Kanal nur die passenden Blöcke.
Warum nicht Google Forms fürs Onboarding?
Der frisch gewonnene Kunde hat gerade eine Agentur für seinen Marken-Auftritt beauftragt — und das erste, was er von eurem Prozess sieht, wäre ein Formular im Google-Standard-Look? Questee rendert das Onboarding in deinem Branding, kann Datei-Uploads mit Virenprüfung, Conditional Logic pro Kanal und Zwischenspeichern. Dazu Hosting in Deutschland mit AVV — bei Google Forms ein Datenschutz-Graubereich, sobald Kundendaten fließen.
Füllt der Kunde so ein langes Formular wirklich aus?
Ja — weil der Anreiz auf seiner Seite liegt: Je schneller das Onboarding komplett ist, desto schneller wird gepostet, wofür er bezahlt. One-per-Screen lässt die Strecke kurz wirken, Zwischenspeichern erlaubt Arbeitsteilung im Kunden-Team, und Conditional Logic blendet alles aus, was das gebuchte Paket nicht betrifft. Rahme es im Kickoff als "euer Fahrplan zum ersten Post".
Wir sind Auftragsverarbeiter unserer Kunden — passt Questee in die Kette?
Ja. Als Social-Agentur verarbeitest du personenbezogene Daten im Auftrag deiner Kunden und brauchst für jedes Tool einen sauberen Unterbau. Questee hostet ausschließlich in Deutschland, ohne US-Datentransfer, und stellt den AVV nach Art. 28 DSGVO. Damit kannst du Questee in deinem eigenen Verarbeitungsverzeichnis und gegenüber Kunden als Unterauftragsverarbeiter dokumentieren — ohne Standardvertragsklausel-Diskussionen.
Was passiert mit den hochgeladenen Brand-Assets?
Uploads werden serverseitig auf Viren geprüft, verschlüsselt übertragen und mandantengetrennt in Deutschland gespeichert. Du lädst sie aus dem Dashboard herunter und übernimmst sie in deine Asset-Verwaltung. Jeder Download wird protokolliert — du kannst also nachvollziehen, wer wann auf Kundenmaterial zugegriffen hat.
Kann ich das Onboarding pro Kunden-Paket variieren?
Zwei Wege: Entweder ein Formular mit Conditional Logic, das sich nach der Paket-Frage verzweigt — oder separate Formulare pro Paket (Starter, Growth, Full-Service), im Pro-Tarif unbegrenzt. Viele Agenturen kombinieren: ein Kern-Onboarding plus kurze Zusatz-Strecken für Ads-Mandate oder Community-Management.

Der nächste Mandats-Start: erst Checkliste, dann Content

Onboarding-Formular mit AI generieren, Kanal-Blöcke anpassen, Link in die Willkommens-Mail. Kostenlos starten, kein Vertrag.

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