Für private Vermieter

Das Übergabeprotokoll, das beweissicher dokumentiert — nicht nur abgeheftet

Strukturiertes Übergabeprotokoll am Handy: Zählerstände, Schlüsselliste, Zustand Raum für Raum — Mängel mit Foto direkt an Ort und Stelle festgehalten. Alles an einem Ort, auch wenn die Kautionsfrage erst in drei Jahren kommt.

Protokoll-Formular starten
Was wird erfasst?

3+ Jahre später noch jedes Foto der richtigen Übergabe zuordenbar — wenn es zählt

Kennst du diese Übergabe?

Das kopierte PDF von irgendwoher

Das Protokoll-Formular stammt aus einem Forum oder vom Kollegen — halb passend, handschriftlich ausgefüllt, am Ende unleserlich. Ob es alle wichtigen Punkte deiner Wohnung abdeckt, merkst du erst, wenn einer fehlt.

Zählerstände und Schlüssel im Ungefähren

Der Stromzähler steht im Keller, der Zettel mit dem Stand geht verloren, und ob drei oder vier Schlüssel übergeben wurden, "weiß man nicht mehr genau". Bei der Nebenkostenabrechnung und beim Auszug rächt sich jede Lücke.

Mängel-Fotos ohne Zuordnung

Du fotografierst den Fleck im Teppich — und drei Jahre später liegt das Bild irgendwo in der Foto-Mediathek, ohne Datum-Kontext, ohne Raum-Zuordnung, ohne Verbindung zum Protokoll. Als Beleg in einer Kautionsdiskussion ist es damit fast wertlos.

So dokumentierst du mit Questee

  1. 1

    Dein Protokoll, deine Wohnung

    Du legst das Protokoll-Formular einmal an — zugeschnitten auf deine Wohnung: Räume, Zählernummern, Schlüsselarten. Die AI-Generierung liefert in 30 Sekunden ein vollständiges Grundgerüst mit Zählerstands-, Schlüssel- und Mängel-Abschnitten.

  2. 2

    Bei der Übergabe gemeinsam durchgehen

    Du öffnest das Formular am Handy und gehst es mit dem Mieter durch: Raum für Raum, eine Position pro Bildschirm. Zählerstände direkt am Zähler eintippen, jeden Mangel sofort fotografieren und hochladen, Schlüssel gemeinsam zählen und festhalten.

  3. 3

    Beweissicher abgelegt — auf Jahre

    Mit dem Absenden ist das Protokoll komplett und unveränderlich eingereicht: alle Angaben, alle Fotos bei ihrer Position, mit Einreichungs-Zeitstempel. Du findest jede Übergabe im Dashboard wieder — auch wenn die Kautionsfrage erst Jahre später kommt.

Alles drin, was eine saubere Übergabe braucht

Mängel-Fotos pro Raum

Jeder Mangel wird dort fotografiert und abgelegt, wo er dokumentiert ist — nicht lose in der Mediathek.

Zählerstände & Schlüsselliste

Eigene Abschnitte für Strom, Gas, Wasser und jede Schlüsselart — nichts bleibt "ungefähr".

Conditional Logic

Mängel-Details und Foto-Upload erscheinen nur bei "Mangel vorhanden" — sonst geht es zügig weiter.

Zwischenspeichern

Übergabe dauert länger als geplant? Pausieren und mit demselben Link weitermachen.

Protokoll per E-Mail

Nach dem Absenden bekommst du die Zusammenfassung automatisch ins Postfach — ablagefertig.

DSGVO & Hosting Deutschland

Mieterdaten und Wohnungsfotos bleiben auf deutschen Servern — nicht in der US-Cloud.

Für zwei Wohnungen brauchst du keine Profi-Software

Der Free-Tarif reicht für private Vermieter völlig: 3 Formulare, 100 Antworten/Monat, kostenlos. Pro (12€/Monat, jährlich 9€/Monat) lohnt sich, wenn du mehr Formulare oder eigenes Branding willst.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen von privaten Vermietern

Ist ein digitales Übergabeprotokoll vor Gericht verwertbar?
Ein Übergabeprotokoll unterliegt keiner gesetzlichen Form — es ist ein Beweismittel, dessen Wert von Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit abhängt. Ein strukturiertes Protokoll mit Zählerständen, Schlüsselliste und Fotos mit Einreichungs-Zeitstempel ist deutlich belastbarer als ein verblasster Zettel. Wichtig: Geh das Protokoll gemeinsam mit dem Mieter durch; eine zusätzliche Unterschrift auf einem Ausdruck kannst du weiterhin einholen.
Was sollte alles ins Protokoll?
Die bewährte Struktur: Datum und Anwesende, Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, ggf. Wärmemengenzähler) mit Zählernummern, vollständige Schlüsselliste mit Stückzahlen, dann Raum für Raum der Zustand von Wänden, Böden, Fenstern, Türen und Einbauten — Mängel jeweils mit Foto. Dazu Sondervereinbarungen, etwa zu Schönheitsreparaturen oder zurückgelassenen Gegenständen.
Warum nicht einfach das kostenlose PDF vom Mieterverein?
Das PDF ist besser als nichts — aber es trennt Protokoll und Fotos, lässt sich am Handy schlecht ausfüllen und landet als Papier in einem Ordner, den du in drei Jahren suchst. Das digitale Formular verbindet Angaben und Fotos untrennbar, führt dich durch alle Punkte (nichts wird vergessen) und ist jederzeit wiederauffindbar. Der Aufwand bei der Übergabe ist derselbe — das Ergebnis nicht.
Wo liegen die Daten und Fotos — Stichwort DSGVO?
Ausschließlich auf Servern in Deutschland, verschlüsselt übertragen und getrennt von anderen Nutzern gespeichert. Als Vermieter verarbeitest du personenbezogene Daten deiner Mieter — mit deutschem Hosting und dem bereitgestellten AVV nach Art. 28 DSGVO bist du dabei sauber aufgestellt, ohne dich mit US-Cloud-Transfers beschäftigen zu müssen.
Kann der Mieter das Protokoll auch einsehen?
Die einfachste Praxis: Ihr geht das Protokoll bei der Übergabe gemeinsam am Handy durch, und du schickst dem Mieter danach die Zusammenfassung — Transparenz, die spätere Diskussionen von vornherein entschärft. Wer mag, druckt das Protokoll zusätzlich aus und lässt es klassisch gegenzeichnen.
Reicht der kostenlose Tarif für mich als privaten Vermieter?
In aller Regel ja: 3 Formulare und 100 Antworten pro Monat decken Einzug, Auszug und z.B. eine Schadensmeldung für mehrere Wohnungen locker ab — Übergaben sind ja seltene Ereignisse. Pro brauchst du erst, wenn du viele Objekte verwaltest oder das Formular unter eigenem Logo laufen soll.
Kann ich dasselbe Formular für Einzug und Auszug verwenden?
Ja — eine Auswahlfrage "Einzug oder Auszug" am Anfang genügt. Per Conditional Logic blendest du auszugsspezifische Punkte wie Rückgabe aller Schlüssel oder den Abgleich mit dem Einzugsprotokoll nur dann ein. So pflegst du ein einziges Formular für den ganzen Mietzyklus.

Deine nächste Übergabe ist in 20 Minuten sauber dokumentiert

Formular anlegen, bei der Übergabe am Handy durchgehen, beweissicher ablegen. Kostenlos — ohne Haken.

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