Für Kanzleien jeder Größe

Unterlagen vom Mandanten: einmal anfordern, vollständig erhalten

Bescheide, Schriftverkehr, Verträge — statt Tröpfchen-Mails sammelt ein strukturiertes Formular mit Datei-Upload alle Unterlagen in einem Durchgang ein. Pflichtfelder zeigen dem Mandanten, was fehlt, bevor er absendet.

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~2 Std Sekretariats-Zeit pro Woche, die das Anmahnen und Sortieren von Nachreichungen kostet

Das Nachreichungs-Drama in jeder Akte

Fünf Mails, drei Formate, eine Lücke

Der Bescheid kommt als unscharfes Handyfoto, der Vertrag als PDF, der Schriftverkehr gar nicht. Jede Mail muss geöffnet, geprüft und in die Akte einsortiert werden — und am Ende fehlt trotzdem Seite 2 des Bescheids.

Das Sekretariat wird zur Mahnstelle

"Uns fehlt noch der Widerspruchsbescheid" — zum dritten Mal geschrieben, zum dritten Mal halbe Antwort. Die Nachverfolgung, wer was wann nachreichen sollte, frisst Stunden und steht in keiner Leistungsabrechnung.

Die Akte steht, die Frist nicht

Ohne vollständige Unterlagen kann der Schriftsatz nicht raus. Widerspruchs- und Klagefristen laufen weiter, während die Akte auf das letzte Dokument wartet — ein vermeidbares Haftungsrisiko, das allein an der Einsammel-Logistik hängt.

So sammelt Questee vollständig ein

  1. 1

    Anforderungsliste als Formular anlegen

    Du definierst pro Mandatstyp, welche Unterlagen gebraucht werden: Ausgangsbescheid, Widerspruchsbescheid, bisheriger Schriftverkehr, Vollmacht, Nachweise. Jedes Pflichtdokument ist ein eigenes Upload-Feld mit kurzer Erklärung, was genau gemeint ist.

  2. 2

    Mandant lädt alles in einem Durchgang hoch

    Ein Link, eine geführte Strecke: Dokument für Dokument, mit Foto-Upload direkt vom Handy. Wer ein Dokument erst suchen muss, speichert zwischen und macht später weiter. Absenden geht erst, wenn die Pflichtfelder gefüllt sind — die Vollständigkeit prüft das Formular, nicht dein Sekretariat.

  3. 3

    Alles gesammelt, benannt, an einem Ort

    Die Kanzlei bekommt eine Benachrichtigung, sobald der Mandant abgeschickt hat. Alle Dokumente liegen einer Antwort zugeordnet vor — pro Feld klar benannt, statt als "IMG_4711.jpg" im Postfach. Herunterladen, in die Akte übernehmen, Schriftsatz schreiben.

Gebaut für das Einsammeln sensibler Dokumente

Mehrfach-Datei-Upload

Pro Dokumententyp ein eigenes Upload-Feld — PDFs, Fotos und Scans, automatisch auf Schadsoftware geprüft.

Pflichtfelder

Ohne die Pflicht-Dokumente lässt sich nichts absenden — Vollständigkeit per Design statt per Mahn-Mail.

Zwischenspeichern

Der Mandant sucht den Ordner im Keller und macht morgen weiter — derselbe Link, gleicher Stand.

Conditional Logic

Gibt es schon einen Widerspruchsbescheid? Nur dann erscheint das passende Upload-Feld.

Hosting in Deutschland

Verschlüsselt, mandantengetrennt, mit AVV nach Art. 28 DSGVO — statt WeTransfer oder Mail-Anhang.

Eingangs-Benachrichtigung

E-Mail an die Sachbearbeitung, sobald die Unterlagen vollständig eingegangen sind.

Rechnet sich ab der ersten ersparten Mahn-Runde

Free: 3 Formulare, 100 Antworten/Monat. Pro: unbegrenzte Formulare und Antworten-Volumen für die laufende Kanzlei, eigenes Branding, AI inklusive — 12€/Monat, jährlich 9€/Monat.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen rund um die Unterlagen-Anforderung

Ist der Upload sicherer als ein Mail-Anhang?
Deutlich. E-Mail-Anhänge liegen unverschlüsselt in mehreren Postfächern und auf fremden Mail-Servern — bei Bescheiden mit Sozialdaten oder Gesundheitsbezug ein echtes Problem für deine Schweigepflicht. Bei Questee läuft der Upload verschlüsselt auf Server in Deutschland, mandantengetrennt, mit Schadsoftware-Prüfung und AVV nach Art. 28 DSGVO. Die Dokumente liegen genau an einem Ort: bei deiner Kanzlei.
Fordert das Formular auch Akteneinsicht bei der Behörde an?
Nein — die Akteneinsicht bei Behörde oder Gericht beantragst du als Kanzlei auf deinem gewohnten Weg. Das Formular deckt die andere Hälfte ab: alles, was der Mandant selbst beisteuern muss — Bescheide, Schriftverkehr, Vollmacht, Nachweise. Diese Hälfte ist erfahrungsgemäß die mühsamere, weil sie von der Mitwirkung des Mandanten abhängt.
Was ist mit Mandanten, die nicht digital-affin sind?
Genau für die ist der geführte Ablauf gedacht: ein Klick auf den Link, eine Frage pro Bildschirm, große Schaltflächen, Foto direkt mit der Handykamera. Kein Konto, keine App, kein Anhang-Versand. Wer es trotzdem nicht schafft, bringt die Unterlagen wie bisher in Papierform — das Formular ersetzt keinen Weg, es macht den häufigsten bequemer.
Wie verhindert das Formular unvollständige Einreichungen?
Über Pflichtfelder: Jedes unverzichtbare Dokument ist ein eigenes Upload-Feld, ohne das sich das Formular nicht absenden lässt. Optionale Unterlagen markierst du entsprechend. Dazu kannst du pro Feld einen Hilfetext hinterlegen ("Gemeint ist der Bescheid mit dem blauen Briefkopf, alle Seiten") — die häufigsten Missverständnisse klärst du damit, bevor sie passieren.
Warum nicht WeTransfer oder ein Cloud-Ordner?
Beides sammelt Dateien, aber keine Struktur: Du bekommst einen Ordner voller "Scan_final_2.pdf" und weißt nicht, was fehlt. Außerdem laufen die gängigen Dienste über US-Infrastruktur — ohne kanzleitauglichen AVV. Ein Questee-Formular ordnet jedes Dokument einem benannten Feld zu, erzwingt Vollständigkeit und hostet in Deutschland. Einsammeln und Sortieren passieren in einem Schritt.
Kann ich pro Rechtsgebiet eigene Anforderungslisten führen?
Ja — und das ist der empfohlene Aufbau: ein Formular für Sozialrecht (Bescheide, Widersprüche), eins für Verkehrsrecht (Unfallbericht, Fotos, Gutachten), eins für Verwaltungsrecht. Du kannst Formulare duplizieren und anpassen, statt jedes Mal neu zu bauen. Im Pro-Tarif gibt es keine Begrenzung der Formular-Anzahl.
Wie lange bleiben die hochgeladenen Unterlagen gespeichert?
So lange du willst — und keinen Tag länger. Nach Übernahme in deine Akte oder Kanzleisoftware kannst du einzelne Antworten samt Uploads jederzeit löschen. Damit hältst du den Grundsatz der Speicherbegrenzung aus der DSGVO praktisch ein und behältst die Hoheit darüber, wo Mandantendokumente dauerhaft liegen: in deiner Akte, nicht verstreut in Postfächern.

Die nächste Nachreichung kommt vollständig — beim ersten Mal

Anforderungsliste als Formular anlegen, Link an den Mandanten, vollständige Unterlagen statt Mahn-Schleifen. Kostenlos testen.

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