Für KiTas mit eigener Küche & Verpflegung

Allergien erfassen — eine aktuelle Quelle für Küche und Gruppe

Eltern melden Allergien, Unverträglichkeiten und Notfallmedikation strukturiert per Formular — mit ausdrücklicher Einwilligung. Küche und Gruppe arbeiten mit demselben aktuellen Stand statt mit laminierten Listen von vorletztem Jahr.

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Wo stehen eure Allergie-Infos gerade?

Verstreut über Mappen, Listen und Köpfe

Die Nuss-Allergie steht in der Aufnahmemappe von 2023, die Laktose-Intoleranz auf der Küchenliste, die neue Ei-Allergie nur im Kopf der Bezugserzieherin. Drei Orte, drei Stände — keiner vollständig.

Die Küche erfährt Änderungen zuletzt

Neue Diagnose vom Kinderarzt? Die Eltern sagen es der Gruppe beim Bringen — und bis die Info in der Küche ankommt, vergehen Tage. Bei einer echten Lebensmittelallergie sind das Tage mit Risiko.

Vertretungskräfte tappen im Dunkeln

Springer, Aushilfen, neue Kolleginnen: Wer beim Frühstück aufpasst, muss wissen, welches Kind was nicht verträgt. Wenn diese Info nur mündlich weitergegeben wird, hängt Kindersicherheit vom Flurfunk ab.

Eine Erfassung, ein aktueller Stand

  1. 1

    Allergie-Formular mit Einwilligung aufsetzen

    Allergien und Unverträglichkeiten als Auswahl plus Freitext, Schweregrad, Notfallmedikation, Arzt-Hinweise — und eine ausdrückliche Einwilligung der Eltern in die Verarbeitung dieser Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO), direkt im Formular dokumentiert.

  2. 2

    Eltern melden — bei Aufnahme und bei Änderungen

    Der Link gehört zur Aufnahme und bleibt danach aktiv: Kommt eine neue Diagnose, füllen Eltern das Formular einfach erneut aus — am Handy, ohne App, auf Deutsch oder Englisch. Die Einrichtung wird sofort benachrichtigt.

  3. 3

    Küche und Gruppe sehen denselben Stand

    Alle Angaben strukturiert an einem Ort: Die Küche plant Mahlzeiten mit der aktuellen Übersicht, die Gruppe weiß beim Frühstück Bescheid, Vertretungskräfte lesen sich in Minuten ein — keine laminierte Liste von vorletztem Jahr.

Für Gesundheitsdaten von Kindern gebaut

Allergien sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO — bei Kindern besonders schützenswert.

Einwilligung dokumentiert

Die ausdrückliche Einwilligung der Sorgeberechtigten wird mit Zeitstempel im Formular miterfasst.

Hosting Deutschland + AVV

Gesundheitsdaten bleiben auf deutschen Servern — mit Auftragsverarbeitungsvertrag für deinen Träger.

Conditional Logic

Fragen zu Notfallmedikation erscheinen nur bei schweren Allergien — das Formular bleibt für alle anderen kurz.

Datei-Upload

Allergiepass oder ärztliche Bescheinigung direkt mit hochladen — alles bei der Meldung, nichts im Elternfach.

Mehrsprachig DE/EN

Internationale Familien melden präzise auf Englisch — bei Allergien zählt jedes Detail.

Sofort-Benachrichtigung

Neue Meldung oder Änderung? Leitung und Küche erfahren es per E-Mail — am selben Tag, nicht Wochen später.

Kindersicherheit ohne Lizenz pro Kind

Free für kleine Einrichtungen (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro für 12€/Monat: unbegrenzte Formulare, eigenes Logo, AI inklusive — monatlich kündbar.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

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Fragen zu Allergie-Daten in der KiTa

Brauchen wir wirklich eine Einwilligung — die Infos sind doch zum Schutz des Kindes?
Gesundheitsdaten dürfen nach Art. 9 DSGVO nur unter besonderen Voraussetzungen verarbeitet werden — die ausdrückliche Einwilligung der Sorgeberechtigten ist dafür der sauberste Weg und lässt sich im Formular direkt miterheben, mit Zeitstempel dokumentiert. Das schützt nicht nur das Kind, sondern auch deine Einrichtung: Du kannst jederzeit nachweisen, auf welcher Grundlage ihr die Daten verarbeitet. Die konkrete Formulierung stimmst du am besten mit dem Datenschutzbeauftragten deines Trägers ab.
Warum nicht die laminierte Liste in der Küche behalten?
Die laminierte Liste ist genau so aktuell wie an dem Tag, an dem sie laminiert wurde. Jede neue Diagnose bedeutet: neue Liste drucken, alte austauschen, hoffentlich überall. Mit einer digitalen Quelle gibt es nur einen Stand — und der ist immer der aktuelle. Für den Küchenaushang kannst du weiterhin eine Übersicht ausdrucken, aber die Quelle dahinter veraltet nicht.
Was unterscheidet das von einem Google-Forms-Fragebogen?
Drei Dinge: Erstens der Speicherort — Google Forms legt Gesundheitsdaten von Kindern auf US-Servern ab, was kaum ein Träger-Datenschutzbeauftragter freigibt. Zweitens der AVV nach Art. 28 DSGVO, den Questee mitliefert. Drittens die Funktionstiefe: Conditional Logic für Schweregrade, Datei-Upload für Allergiepässe und dokumentierte Einwilligung sind bei Google Forms nicht oder nur behelfsmäßig abbildbar.
Wie kommen Änderungen unterjährig zu uns?
Der Formular-Link bleibt dauerhaft aktiv — bei einer neuen Diagnose füllen die Eltern ihn einfach erneut aus. Leitung und Küche bekommen sofort eine E-Mail-Benachrichtigung. So vergeht zwischen Kinderarzt-Termin und aktualisierter Küchen-Info ein Tag statt mehrerer Wochen.
Können Eltern den Allergiepass oder ein Attest mitschicken?
Ja — per Datei-Upload direkt im Formular. Foto vom Allergiepass oder PDF vom Kinderarzt, alles landet zusammen mit der Meldung an einem Ort. Kein Zettel im Elternfach, der erst nach Tagen in der richtigen Mappe ankommt.
Müssen Eltern dafür eine App installieren oder sich registrieren?
Nein — Link öffnen, ausfüllen, fertig. Funktioniert in jedem Handy-Browser, ohne Konto und ohne App-Store. Gerade bei einem sicherheitskritischen Thema wie Allergien zählt, dass wirklich alle Familien mitmachen können — auch die ohne Technik-Erfahrung.
Ersetzt das die ärztliche Bescheinigung oder den Notfallplan?
Nein — das Formular strukturiert die Angaben der Eltern und sammelt Dokumente ein, es ersetzt keine medizinische Einschätzung. Ob ein ärztlicher Notfallplan nötig ist und wie Medikamente in der Einrichtung gehandhabt werden, regelt ihr wie bisher mit Eltern, Kinderarzt und Träger. Das Formular sorgt dafür, dass diese Informationen vollständig und aktuell bei euch ankommen.

Eine Quelle für Allergien — immer aktuell

Formular mit Einwilligung aufsetzen, Link an alle Familien, Küche und Gruppe arbeiten ab sofort mit demselben Stand. Kostenlos starten.

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