Für Bestattungshäuser

Das Nötige erfassen — würdevoll und ohne Wiederholungen

Angehörige geben die erforderlichen Angaben einmal in Ruhe zu Hause ein — statt dieselben Daten am Telefon, im Gespräch und für das Standesamt mehrfach nennen zu müssen. Das Beratungsgespräch gehört dann dem Abschied, nicht den Formalitäten.

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Was Angehörige in diesen Tagen zusätzlich belastet

Dieselben Angaben, wieder und wieder

Geburtsdatum, Familienstand, Versichertennummer — Angehörige nennen die Daten des Verstorbenen am Telefon, dann im Beratungsgespräch, dann für die Urkunden. Jede Wiederholung reißt die Wunde neu auf.

Unterlagen-Suche unter Zeitdruck

Stammbuch, Geburtsurkunde, Bestattungsvorsorge — die Suche nach Dokumenten fällt in die schwersten Stunden. Was fehlt, fällt oft erst im Beratungsgespräch auf und erfordert einen weiteren Termin.

Das Gespräch gehört den Formalitäten

Statt über den Menschen, die Trauerfeier und die Wünsche der Familie zu sprechen, geht ein großer Teil des Beratungsgesprächs für die Datenaufnahme verloren — für Sie und für die Angehörigen gleichermaßen unbefriedigend.

Wie ein behutsames Formular entlastet

  1. 1

    Erfassung mit Bedacht gestalten

    Sie legen einmal fest, welche Angaben Sie benötigen: Daten des Verstorbenen, Ansprechpartner der Familie, vorhandene Unterlagen, erste Wünsche zur Bestattungsform. Jede Formulierung bestimmen Sie selbst — in der Sprache Ihres Hauses, ohne Fachjargon.

  2. 2

    Angehörige antworten in Ruhe zu Hause

    Nach dem ersten Telefonat erhalten die Angehörigen einen Link. Sie beantworten eine Frage nach der anderen, können jederzeit unterbrechen und später fortsetzen — im eigenen Tempo, gemeinsam mit der Familie, ohne Wartezimmer.

  3. 3

    Das Gespräch gehört dem Abschied

    Sie kommen vorbereitet ins Beratungsgespräch: Die Formalitäten sind erfasst, fehlende Unterlagen bekannt. Die gemeinsame Zeit gehört dem Menschen, der gegangen ist, und der Gestaltung eines würdigen Abschieds.

Zurückhaltend in der Form, verlässlich in der Sache

Eine Frage je Bildschirm

Kein überwältigendes Formular-Raster — ein ruhiger Schritt nach dem anderen, auch am Mobiltelefon.

Unterbrechen und fortsetzen

Angehörige können jederzeit pausieren — Trauer hat kein Zeitfenster, das Formular wartet.

Unterlagen beifügen

Stammbuch oder Vorsorgevertrag als Foto beifügen — was fehlt, sehen Sie vor dem Gespräch.

Nur relevante Fragen

Je nach Situation — etwa bestehende Vorsorge oder Sterbefall im Ausland — erscheinen nur die passenden Folgefragen.

Daten bleiben in Deutschland

DSGVO-konformes Hosting auf deutschen Servern mit Auftragsverarbeitungsvertrag — dem Vertrauen Ihres Hauses angemessen.

Ihr Haus, Ihre Anmutung (Pro)

Eigenes Logo, ruhige Farben, Ihre Worte — das Formular fügt sich in den Auftritt Ihres Hauses ein.

Klar und ohne Überraschungen

Free zum Kennenlernen (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro für 12€/Monat (9€ im Jahresabo) mit eigenem Erscheinungsbild und unbegrenzten Formularen.

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Fragen, die uns Bestattungshäuser stellen

Ist ein Online-Formular im Trauerfall nicht unpassend?
Das hängt ganz von der Gestaltung ab — und davon, dass es ein Angebot bleibt, kein Zwang. Viele Angehörige empfinden es als Erleichterung, die nüchternen Daten zu Hause in Ruhe einzugeben, statt sie unter Tränen am Beratungstisch zu diktieren. Das persönliche Gespräch ersetzt das Formular nie — es schafft ihm Raum. Wer lieber alles persönlich bespricht, tut das selbstverständlich weiterhin.
Wie behutsam lässt sich das Formular formulieren?
Vollständig in Ihren Worten: Jede Frage, jeder Hinweistext und jede Zwischenüberschrift ist frei formulierbar. Sie können einleitende Sätze ergänzen ("Lassen Sie sich Zeit — Sie können jederzeit unterbrechen"), auf Fachbegriffe verzichten und die Reihenfolge so wählen, dass die schwersten Fragen nicht am Anfang stehen.
Welche Angaben sollte die Erfassung umfassen?
Bewährt hat sich: Daten des Verstorbenen (Name, Geburtsdatum und -ort, Familienstand, Konfession), Ansprechpartner der Familie mit Erreichbarkeit, Sterbeort und -datum, vorhandene Unterlagen (Stammbuch, Vorsorgevertrag, Versicherungen) sowie erste Wünsche zur Bestattungsform — bewusst als unverbindliche Orientierung formuliert. Die endgültigen Entscheidungen gehören ins persönliche Gespräch.
Wie sicher sind diese sensiblen Daten?
Die Daten werden verschlüsselt übertragen, ausschließlich in Deutschland gehostet und mandantengetrennt gespeichert; den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir bereit. Angaben zu Konfession und Familienverhältnissen sind besonders schutzwürdig — genau deshalb gehören sie nicht in E-Mail-Postfächer oder US-Dienste, sondern in eine kontrollierte Umgebung.
Worin liegt der Unterschied zu einem PDF auf unserer Website?
Ein PDF verlangt Drucker, Scanner und Computererfahrung — eine zusätzliche Hürde in einer ohnehin schweren Zeit, gerade für ältere Angehörige. Das Online-Formular führt Schritt für Schritt, lässt sich unterbrechen, nimmt Dokumente als Foto entgegen und kommt vollständig und lesbar bei Ihnen an. Niemand muss Handschrift entziffern oder ein zweites Mal nachfragen.
Können auch Vorsorge-Gespräche damit vorbereitet werden?
Ja — ein eigenes, anders aufgebautes Formular eignet sich für die Bestattungsvorsorge: Wünsche zur eigenen Bestattung, bestehende Versicherungen, Vollmachten. Hier darf der Ton sachlicher sein, da ohne akuten Trauerfall geplant wird. Beide Formulare führen Sie getrennt, jeweils mit passender Ansprache.
Benötigt unser Haus dafür technisches Personal?
Nein. Das Formular wird einmal eingerichtet — auf Wunsch erstellt die AI einen ersten Entwurf, den Sie Wort für Wort anpassen. Danach versenden Sie lediglich einen Link, etwa nach dem ersten Telefonat. Die Pflege beherrscht jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, der E-Mails schreibt.

Mehr Raum für das, was wirklich zählt

Richten Sie die Erfassung einmal ein — und schenken Sie jedem Beratungsgespräch die Ruhe, die Angehörige verdienen. Kostenfrei kennenlernen, ohne Vertragsbindung.

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