Für KiTa-Leitungen & Träger

Eingewöhnung dokumentieren — ohne Zettelwirtschaft am Klemmbrett

Tägliche Kurz-Dokumentation der Eingewöhnung nach dem Berliner Modell: Trennungsphase, Verhalten, nächste Schritte. In zwei Minuten ausgefüllt, mit den Eltern teilbar — statt Zettel, die im Gruppenraum verschwinden.

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So funktioniert es

~2 Min pro Tages-Eintrag — statt Zettel suchen, abtippen und nachreichen

Kennst du das aus deiner Einrichtung?

Zettel am Klemmbrett, Lücken in der Doku

Jede Fachkraft notiert die Eingewöhnung anders: mal auf dem Wochenplan, mal auf einem Post-it, mal gar nicht. Wenn das Entwicklungsgespräch ansteht, fehlt der durchgängige Verlauf — und keiner weiß mehr, wann die erste Trennung war.

Eltern fragen täglich an der Tür nach

"Wie war es heute? Hat sie geweint?" — verständliche Fragen, aber sie kommen genau dann, wenn zwölf Kinder gleichzeitig abgeholt werden. Die Tür-und-Angel-Übergabe wird der Eingewöhnung nicht gerecht.

Bei Personalwechsel geht Wissen verloren

Ist die Bezugserzieherin krank, steht die Vertretung ohne Verlauf da: Welche Phase, welche Besonderheiten, was wurde mit den Eltern besprochen? Der Zettel dazu liegt — irgendwo.

So einfach geht es mit Questee

  1. 1

    Eingewöhnungs-Bogen einmal anlegen

    Du legst die Felder fest, die zu eurem Konzept passen: Datum, Phase nach dem Berliner Modell, Dauer der Trennung, Verhalten beim Abschied, Stimmung im Tagesverlauf, nächster Schritt. Kein IT-Wissen nötig — die AI baut dir den Bogen in 30 Sekunden, du passt nur an.

  2. 2

    Fachkraft füllt täglich kurz aus

    Eine Frage pro Bildschirm, auf dem Gruppen-Tablet oder Diensthandy, in zwei Minuten erledigt — während der Mittagsruhe statt nach Feierabend. Jeder Eintrag landet automatisch strukturiert und chronologisch an einem Ort.

  3. 3

    Verlauf teilen statt Tür-und-Angel

    Du hast den kompletten Eingewöhnungsverlauf pro Kind griffbereit — fürs Elterngespräch, fürs Team, für die Vertretung. Eltern bekommen die Kurzinfo des Tages, ohne dass jemand an der Tür referieren muss.

Gemacht für sensible Kinderdaten

Hosting in Deutschland

Daten von Kindern sind besonders schützenswert — sie bleiben auf deutschen Servern, mit AVV nach Art. 28 DSGVO.

Keine App-Installation

Läuft im Browser auf jedem Tablet oder Handy — keine Lizenz pro Fachkraft, kein Update-Stress.

Zwischenspeichern

Eintrag angefangen, Kind weint, später weitermachen — nichts geht verloren.

Conditional Logic

Trennungs-Fragen erscheinen erst ab der Trennungsphase — der Bogen passt sich dem Eingewöhnungsstand an.

Passwort-Schutz

Der Doku-Bogen ist nur fürs Team zugänglich — nicht für jeden mit dem Link.

E-Mail-Benachrichtigung

Die Leitung sieht neue Einträge sofort — auch ohne ins System zu schauen.

Passt ins KiTa-Budget

Free reicht für den Start in einer Gruppe (3 Formulare, 100 Einträge/Monat). Pro für die ganze Einrichtung: 12€/Monat, unbegrenzte Formulare, eigenes Logo — keine Lizenz pro Kind, keine Vertragsbindung.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen aus dem KiTa-Alltag

Dürfen wir Eingewöhnungs-Daten von Kindern überhaupt digital erfassen?
Ja — entscheidend ist nicht Papier oder digital, sondern wo und wie die Daten liegen. Kinderdaten gelten nach DSGVO als besonders schützenswert: Questee hostet ausschließlich in Deutschland, verschlüsselt die Übertragung und liefert den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit, den dein Träger für die Datenschutz-Dokumentation braucht. Sprich die Einführung mit deinem Träger und ggf. dessen Datenschutzbeauftragten ab.
Warum nicht einfach die WhatsApp-Gruppe mit den Eltern?
WhatsApp ist für Kinderdaten ein Datenschutz-Albtraum: Daten laufen über US-Server, Telefonnummern aller Eltern werden untereinander sichtbar, und Aufsichtsbehörden raten Einrichtungen ausdrücklich davon ab. Mit Questee teilst du Eingewöhnungs-Infos kontrolliert — ohne dass private Nummern oder Fotos in einer unmoderierbaren Gruppe landen.
Wir haben schon eine teure KiTa-App im Blick — warum Questee?
KiTa-Apps mit Eingewöhnungs-Modul kosten oft mehrere Euro pro Kind und Monat und binden mit Jahresverträgen — für eine 60-Kinder-Einrichtung schnell vierstellig pro Jahr. Questee kostet 12€ im Monat für die ganze Einrichtung, ist monatlich kündbar, und Eltern müssen nichts installieren. Wenn du nur die Eingewöhnung dokumentieren willst, brauchst du keine Komplett-Plattform.
Passt das zum Berliner Modell — oder nur zu eurem eigenen Schema?
Du bestimmst die Felder komplett selbst. Berliner Modell mit Grundphase, erster Trennung, Stabilisierung und Schlussphase, Münchener Modell oder euer eigenes Konzept — der Bogen bildet ab, was eure Konzeption vorgibt. Die Phasen legst du als Auswahlfeld an, alles andere folgt eurer Praxis.
Müssen Eltern dafür eine App installieren oder ein Konto anlegen?
Nein. Eltern bekommen — wenn ihr Infos teilen wollt — einfach einen Link und öffnen ihn im Browser, auf jedem Handy. Kein App-Store, kein Passwort vergessen, keine Hürde für Familien, die wenig Technik nutzen.
Viele unserer Familien sprechen kaum Deutsch — geht das mehrsprachig?
Ja, jedes Formular gibt es auf Deutsch und Englisch — die Übersetzung übernimmt die AI, du prüfst sie nur. Gerade für internationale Familien ist das ein echter Unterschied zur deutschsprachigen Zettelwirtschaft.
Was passiert mit den Daten, wenn das Kind die KiTa verlässt?
Du kannst die Einträge eines Kindes exportieren (z.B. für die Übergabe-Akte) und anschließend löschen — DSGVO-konform und nachvollziehbar. Es gibt keine versteckte Daten-Bindung: Deine Daten gehören deiner Einrichtung, nicht der Plattform.

Die nächste Eingewöhnung — sauber dokumentiert

Bogen in 30 Sekunden erstellen, ans Konzept anpassen, aufs Gruppen-Tablet. Kostenlos starten, keine Vertragsbindung.

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