Für KiTas, Krippen & Familienzentren

Elterncafé organisieren — ohne Aushang-Liste im Flur

Anmeldung und Mitbring-Koordination für Elterncafé, Sommerfest und Bastelnachmittag in einem Formular: Wer kommt mit wie vielen Personen, wer bringt Kuchen, wer Getränke? Du weißt es vorher — nicht erst am Tag selbst.

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0 Listen die du nach dem Aushang abtippen, fotografieren oder entziffern musst

Das übliche Chaos vor dem Eltern-Event?

Die Hälfte sieht den Aushang nie

Wer morgens hektisch bringt und abends die Babysitterin schickt, läuft an der Liste im Flur monatelang vorbei. Genau die Familien, die du erreichen willst, erreichst du mit dem Aushang nicht.

Drei Kuchen, keine Getränke

Auf der Mitbring-Liste trägt jeder ein, was ihm einfällt — und am Ende stehen fünf Rührkuchen neben null Kaffee. Wer koordinieren will, telefoniert hinterher oder schreibt Zettel in die Fächer.

Planungsblindflug bis zum Tag selbst

Kommen 15 Leute oder 60? Wie viele Kinder, wie viele Stühle, wie viel Kaffee? Die Aushang-Liste sagt es dir nicht zuverlässig — also planst du auf Verdacht und liegst regelmäßig daneben.

Vom Aushang zum Anmelde-Link

  1. 1

    Formular in 30 Sekunden erstellen

    Beschreib der AI dein Event — "Elterncafé am 14.6., Anmeldung mit Personenzahl und Mitbringsel-Auswahl" — und das Formular steht. Kategorien wie Kuchen, Herzhaftes und Getränke legst du als Auswahl fest, damit nicht alle dasselbe mitbringen.

  2. 2

    Eltern melden sich am Handy an

    Link in die Eltern-Mail, QR-Code an die Pinnwand — Eltern melden sich in einer Minute an, ohne App und ohne Konto, auf Deutsch oder Englisch. Auch die Familien, die nie am Aushang stehenbleiben.

  3. 3

    Du planst mit echten Zahlen

    Personenzahl, Kinderzahl und Mitbringsel laufen strukturiert zusammen — du siehst jederzeit, wie viele kommen und ob noch Getränke fehlen. Stühle, Kaffee und Raum planst du mit Zahlen statt Bauchgefühl.

Alles drin für Eltern-Events

Personen zählen

Erwachsene und Kinder getrennt erfassen — du weißt vorher, wie viele Stühle und Becher du brauchst.

Mitbring-Koordination

Kategorien als Auswahl statt Freitext-Wildwuchs — Kuchen, Herzhaftes und Getränke verteilen sich von selbst besser.

Keine App für Eltern

Link oder QR-Code genügt — funktioniert auf jedem Handy, ohne Installation und Registrierung.

Mehrsprachig DE/EN

Internationale Familien melden sich auf Englisch an — alle fühlen sich eingeladen, nicht nur die deutschsprachigen.

DSGVO-konform

Namen und Kontaktdaten der Familien bleiben auf deutschen Servern — nicht in einer WhatsApp-Umfrage.

E-Mail-Benachrichtigung

Jede neue Anmeldung landet im Postfach — du verfolgst den Rücklauf, ohne die Liste abzulaufen.

Für Elterncafé-Budgets gemacht

Free reicht für Elterncafé & Co. völlig: 3 Formulare, 100 Anmeldungen pro Monat, 0€. Wer das ganze Jahr viele Events und eigenes Logo will, nimmt Pro für 12€/Monat.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

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Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen rund um Eltern-Events

Warum nicht einfach eine Umfrage in der WhatsApp-Gruppe?
Abgesehen vom Datenschutz — WhatsApp speichert auf US-Servern und macht alle Nummern füreinander sichtbar, weshalb Aufsichtsbehörden Einrichtungen davon abraten — kann eine Chat-Umfrage keine Mitbringsel koordinieren und keine Personenzahlen sammeln. Bei 40 Familien gehen Zusagen im Nachrichtenstrom unter. Ein Formular sammelt alles strukturiert, und niemand muss in einer Gruppe sein.
Können wir verhindern, dass alle Kuchen mitbringen?
Ja — leg die Mitbringsel als Auswahlkategorien an (Kuchen, Herzhaftes, Obst, Getränke) statt als Freitext. Eltern sehen die Kategorien und verteilen sich automatisch besser. Du siehst im Rücklauf live, welche Kategorie noch leer ist, und kannst in der Erinnerungs-Mail gezielt darauf hinweisen: "Getränke fehlen noch!"
Ist das nicht zu technisch für unsere Eltern?
Nein — genau das Gegenteil ist der Punkt: Eltern öffnen einen Link und tippen sich durch wenige Fragen, eine pro Bildschirm. Keine App, kein Konto, kein Passwort. Das ist einfacher als der Aushang, für den man einen Stift und den richtigen Moment im Flur braucht. Und wer es klassisch mag: Den QR-Code kannst du weiterhin aushängen.
Was passiert mit den Anmelde-Daten der Familien?
Sie liegen DSGVO-konform auf Servern in Deutschland, verschlüsselt übertragen, mit AVV nach Art. 28 DSGVO für deinen Träger. Nach dem Event kannst du die Anmeldungen einfach löschen — bei Daten über Familien und Kinder gilt: nur so lange aufbewahren wie nötig. Keine Daten wandern in US-Clouds oder Werbe-Profile.
Funktioniert das auch für Sommerfest, Laternenfest und Bastelnachmittag?
Ja — das Muster ist immer dasselbe: Anmeldung, Personenzahl, optional Mitbringsel oder Helfer-Schichten. Du kopierst dein Elterncafé-Formular und passt Titel und Felder an. Für das Sommerfest kommt vielleicht eine Helfer-Frage dazu ("Auf- oder Abbau?"), beim Bastelnachmittag eine Materialspende-Auswahl.
Können wir eine maximale Teilnehmerzahl festlegen?
Du siehst den Anmeldestand jederzeit live und kannst das Formular mit einem Klick schließen, sobald euer Raum voll ist — danach sehen Eltern eine freundliche Nachricht statt des Formulars. So meldet sich niemand mehr an, wenn die Kapazität erreicht ist.
Was kostet uns das? Unser Elterncafé hat kein Budget.
Nichts — der Free-Tarif mit 3 Formularen und 100 Antworten pro Monat deckt Elterncafé, Fest-Anmeldung und Bastelnachmittag locker ab, dauerhaft kostenlos und ohne versteckte Testphase. Erst wenn ihr viele Formulare parallel oder das eigene Einrichtungs-Logo wollt, lohnt Pro für 12€/Monat — monatlich kündbar.

Dein nächstes Elterncafé — geplant statt geraten

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