Für Lehrstühle & Institute

Master-Bewerbungen strukturiert statt als Mail-Chaos

Ein Bewerbungsformular mit Datei-Upload für Zeugnisse und Motivationsschreiben — alle Unterlagen vollständig, vergleichbar und an einem Ort. Deine Auswahlkommission sichtet Bewerbungen statt Postfächer.

Bewerbungsformular erstellen
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~3 Std weniger Sortier- und Nachfass-Aufwand pro Bewerbungsrunde

Kennst du das aus der Bewerbungsphase?

Fünf Formate, ein Postfach

Bachelorzeugnis als Handyfoto, Lebenslauf als Word-Datei, Motivationsschreiben im Mail-Text, der Rest als ZIP oder Cloud-Link. Bevor die Kommission sichten kann, sortiert jemand tagelang Anhänge.

Nichts ist vergleichbar

Jede Bewerbung ist anders aufgebaut. Notendurchschnitt, ECTS in relevanten Modulen, Sprachkenntnisse — die Kommission sucht dieselben Angaben jedes Mal an anderer Stelle. Faire Vergleichbarkeit sieht anders aus.

Unvollständige Mappen, endloses Nachfassen

Das Transcript fehlt, das Motivationsschreiben kommt zwei Wochen später nach. Das Sekretariat schreibt Erinnerungsmails statt sich um die Lehre zu kümmern — und internationale Bewerber fallen durch Sprachhürden zusätzlich raus.

So läuft die Bewerbungsrunde mit Questee

  1. 1

    Formular aufsetzen — ohne IT-Antrag

    Pflichtfelder für Abschluss, Notenschnitt und ECTS, Upload-Felder für Zeugnisse und Motivationsschreiben, Freitext für den fachlichen Hintergrund. Mit AI-Generierung steht der Entwurf in 30 Sekunden — keine zentrale IT, kein Beschaffungsprozess.

  2. 2

    Bewerber reichen vollständig ein

    Eine Frage pro Bildschirm, auf Deutsch und Englisch, mit Zwischenspeichern. Das Formular lässt sich erst absenden, wenn alle Pflichtunterlagen hochgeladen sind — unvollständige Bewerbungen gibt es schlicht nicht mehr.

  3. 3

    Kommission sichtet vergleichbar

    Alle Bewerbungen liegen im gleichen Raster vor: dieselben Angaben an derselben Stelle, Unterlagen sauber zugeordnet, exportierbar für die Kommissionssitzung. Aus Postfach-Archäologie wird ein geordnetes Auswahlverfahren.

Gebaut für akademische Auswahlverfahren

Datei-Upload mit Pflichtfeldern

Zeugnisse, Transcript, Motivationsschreiben — jede Unterlage als eigenes Pflicht-Upload-Feld, nichts geht unter.

Mehrsprachig DE/EN

Ein Formular, zwei Sprachen — internationale Master-Bewerber füllen dasselbe Formular auf Englisch aus.

Conditional Logic

Zusatzfragen nur für externe Bewerber oder bestimmte Abschlüsse — das Formular bleibt für alle schlank.

Zwischenspeichern

Bewerber können pausieren und später weitermachen — niemand verliert eine halb fertige Bewerbung.

Hosting in Deutschland + AVV

DSGVO-konform mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 — tauglich für öffentliche Einrichtungen, keine US-Cloud.

E-Mail-Benachrichtigung

Das Sekretariat wird bei jeder Einreichung informiert — ohne dass Bewerbungen im Postfach landen.

Passt ins Lehrstuhl-Budget

Free zum Ausprobieren (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro für 12€/Mo (9€/Mo jährlich) mit unbegrenzten Formularen und eigenem Institut-Branding — ohne Beschaffungsantrag bezahlbar.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen aus Lehrstuhl und Prüfungsamt

Dürfen wir das als öffentliche Hochschule überhaupt einsetzen?
Ja — genau dafür ist Questee gebaut: Hosting ausschließlich in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO inklusive, keine Datenübermittlung in die USA. Damit erfüllst du die Anforderungen, an denen Google Forms an vielen Hochschulen scheitert. Kläre den Einsatz am besten kurz mit deinem Datenschutzbeauftragten — den AVV bekommst du von uns.
Warum nicht einfach Google Forms?
Weil Bewerbungsunterlagen sensible personenbezogene Daten sind und Google Forms an vielen deutschen Hochschulen aus Datenschutzgründen untersagt ist. Dazu kommt: Google Forms kann keine Pflicht-Uploads mit mehreren Dokumenten sauber abbilden und bietet keinen AVV für deine Einrichtung. Questee hostet in Deutschland und ist auf genau solche Verfahren ausgelegt.
Ersetzt das unser Campus-Management-System?
Nein, und das soll es auch nicht. Die formale Immatrikulation läuft weiter über die zentralen Systeme deiner Hochschule. Questee deckt den Schritt davor ab: das lehrstuhl- oder institutseigene Auswahlverfahren, für das die zentralen Systeme zu starr oder zu langsam sind. Du behältst die Hoheit über dein Verfahren, ohne auf ein IT-Projekt zu warten.
Welche Dateiformate und -größen können Bewerber hochladen?
PDF, gängige Bild- und Office-Formate — du legst pro Upload-Feld fest, was erlaubt ist. Jede hochgeladene Datei wird automatisch auf Viren geprüft, bevor sie in deinem Workspace landet. So bekommt die Kommission saubere, sichere Unterlagen statt fragwürdiger Mail-Anhänge.
Können internationale Bewerber das Formular auf Englisch ausfüllen?
Ja — du pflegst das Formular einmal und schaltest die englische Version dazu. Bewerber wählen ihre Sprache selbst, die Antworten landen trotzdem in einem gemeinsamen, vergleichbaren Datensatz. Gerade für internationale Master-Studiengänge ist das der größte Unterschied zum Mail-Verfahren.
Wie sichtet die Auswahlkommission die Bewerbungen?
Alle Einreichungen liegen strukturiert im Auswertungsbereich: gleiche Felder, gleiche Reihenfolge, Unterlagen direkt an der Bewerbung. Du kannst die Daten exportieren und in der Kommissionssitzung nach euren Kriterien durchgehen — statt zwanzig Mail-Threads parallel offen zu haben.
Was passiert mit den Daten nach Abschluss des Verfahrens?
Du löschst die Antworten und Uploads, sobald das Auswahlverfahren abgeschlossen ist und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht — mit wenigen Klicks, dauerhaft. So setzt du Speicherbegrenzung und Datenminimierung nach DSGVO praktisch um, statt alte Bewerbungen jahrelang im Funktionspostfach liegen zu lassen.

Die nächste Bewerbungsrunde ohne Postfach-Chaos

Formular in Minuten aufsetzen, Link auf die Studiengangsseite, vollständige Bewerbungen empfangen. Kostenlos starten, ohne Beschaffungsprozess.

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