Für Schulen, Mensen & Caterer

Mensa-Bestellung pro Woche — ohne Bargeld und ohne Strichlisten

Eltern bestellen das Mittagessen der Woche online, geben Allergien direkt mit an und zahlen auf Wunsch sofort. Die Küche bekommt exakte Stückzahlen pro Tag — statt Münzgeld und Excel.

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So funktioniert es

~3 Std weniger Zählen, Kassieren und Listen-Abgleich pro Woche im Sekretariat

Die wöchentliche Essensgeld-Routine

Bargeld in der Brotdose

Montags bringen Kinder Münzen und Scheine in Umschlägen mit — mal passend, mal nicht, mal vergessen. Das Sekretariat zählt nach, wechselt heraus und rennt fehlendem Essensgeld hinterher. Eine Kassenstunde, jede Woche.

Strichlisten und Excel-Abschriften

Wer isst Montag, wer Donnerstag, wer hat abbestellt? Die Zettel-Striche werden in Excel übertragen, die Excel an den Caterer gemailt — und bei jedem Übertragungsfehler fehlt mittags ein Essen oder eins bleibt übrig.

Allergie-Infos liegen woanders

Die Nussallergie steht im Aufnahmebogen vom Schuljahresanfang, die Bestellung auf der Strichliste — verknüpft sind sie nicht. Die Essensausgabe muss sich auf Erinnerung verlassen, ausgerechnet beim sensibelsten Thema.

So läuft die Bestellwoche mit Questee

  1. 1

    Wochen-Speiseplan als Formular anlegen

    Pro Wochentag eine Auswahl-Frage mit den Gerichten (Menü 1, Menü 2 vegetarisch, kein Essen), dazu Name und Klasse des Kindes und ein Allergie-Feld. Für die Folgewoche duplizierst du das Formular und tauschst nur die Gerichte aus.

  2. 2

    Eltern bestellen bis zur Frist am Handy

    Link über den Eltern-Verteiler, bestellen im Browser — ohne App, ohne Konto, auf Deutsch oder Englisch. Die Wochensumme rechnet das Formular automatisch aus, bezahlt wird auf Wunsch direkt online per Stripe statt bar in der Brotdose.

  3. 3

    Küche und Sekretariat arbeiten mit einer Liste

    Nach Bestellschluss exportierst du die Übersicht: Stückzahlen pro Tag und Menü für den Caterer, Allergie-Hinweise direkt neben dem Kindernamen für die Ausgabe, Zahlungsstatus fürs Sekretariat. Keine Strichliste, kein Abtippen.

Funktionen für den Mensa-Betrieb

Online-Zahlung per Stripe

Essensgeld wird direkt bei der Bestellung bezahlt — kein Bargeld zählen, kein Hinterhertelefonieren.

Automatische Berechnung

Das Formular summiert die bestellten Essen zur Wochensumme — Eltern sehen den Betrag vor dem Absenden.

Allergien direkt an der Bestellung

Allergie-Hinweise stehen in derselben Zeile wie das Kind und sein Menü — genau da, wo die Ausgabe sie braucht.

Conditional Logic

Detailfragen zu Unverträglichkeiten erscheinen nur, wenn Eltern eine Allergie angeben.

Mehrsprachig DE/EN

Internationale Eltern verstehen Speiseplan und Allergie-Fragen — ohne Übersetzungs-Zettel.

Hosting in Deutschland

Bestell- und Allergiedaten von Kindern bleiben DSGVO-konform auf deutschen Servern, AVV inklusive.

Ein Bruchteil eines Chipkarten-Systems

Free zum Testen mit einer Klasse (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Für den Wochenbetrieb der ganzen Schule: Pro mit 12 €/Monat (9 €/Monat im Jahresabo), unbegrenzte Formulare und Antworten.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen aus Sekretariat und Küche

Allergien sind Gesundheitsdaten — ist das DSGVO-konform abbildbar?
Ja, mit der nötigen Sorgfalt: Allergieangaben von Kindern sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und brauchen die ausdrückliche Einwilligung der Eltern — die ihr als Einwilligungs-Frage direkt ins Formular einbaut. Questee hostet ausschließlich in Deutschland, überträgt verschlüsselt und stellt den AVV nach Art. 28. Erhebt nur, was die Essensausgabe wirklich braucht.
Warum nicht Google Forms oder ein Mensa-System mit Chipkarte?
Google Forms scheidet an vielen Schulen aus — Gesundheits- und Bestelldaten von Kindern in der US-Cloud sind genau das, was Datenschutzbeauftragte untersagen. Chipkarten-Systeme sind stark, aber mit Hardware, Einrichtung und laufenden Kosten erst ab großen Schulen wirtschaftlich. Das Wochenformular ist die pragmatische Mitte: digital, DSGVO-konform, sofort startklar.
Wie funktioniert die Bezahlung des Essensgeldes?
Optional per Stripe direkt im Formular: Eltern bestellen, sehen die automatisch berechnete Wochensumme und zahlen mit Karte — der Zahlungsstatus steht in eurer Übersicht. Wer lieber klassisch abrechnet, lässt die Online-Zahlung weg und nutzt das Formular nur für die Bestellung; auch das spart schon die Strichlisten.
Wie stelle ich sicher, dass nach Bestellschluss niemand mehr bestellt?
Du nimmst das Formular zum Stichtag einfach offline — danach ist der Link nicht mehr ausfüllbar. Kommuniziert die Frist klar im Verteiler ("Bestellung bis Donnerstag 12 Uhr für die Folgewoche"); Nachzügler regelt ihr wie bisher als Ausnahme über das Sekretariat.
Muss ich jede Woche ein neues Formular bauen?
Nein — du duplizierst das Formular der Vorwoche und tauschst nur die Gerichte in den Auswahl-Fragen aus, das dauert wenige Minuten. Alternativ aktualisierst du dasselbe Formular wöchentlich; dann bleibt sogar der Link identisch und Eltern speichern ihn einmal als Lesezeichen.
Brauchen Eltern eine App oder ein Konto?
Nein. Der Bestell-Link funktioniert im Browser auf jedem Handy — antippen, Menüs wählen, absenden. Keine Installation, kein Passwort. Das ist entscheidend, damit wirklich alle Familien mitmachen und nicht doch wieder Bargeld in der Brotdose landet.
Was bekommt der Caterer am Ende der Bestellwoche?
Einen Export der Bestellübersicht: Stückzahlen pro Tag und Menü auf einen Blick, dazu die Allergie-Hinweise je Kind für die Ausgabe. Statt einer abgetippten Excel mit Übertragungsfehlern bekommt die Küche die Originaldaten — und kocht exakt die richtige Menge.

Nächste Woche bestellt die erste Klasse online

Speiseplan als Formular anlegen, Link in den Verteiler, Bestellübersicht an die Küche. Kostenlos mit einer Klasse testen — ganz ohne Hardware.

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