Für Vereinsvorstände

Mitgliederversammlung: endlich vorher wissen, wie viele kommen

Anmeldung, Anträge zur Tagesordnung und Essenswunsch in einem Formular. Du planst Raum, Catering und Sitzung mit echten Zahlen statt Bauchgefühl.

Kostenlos starten
So funktioniert es

1 Formular statt Rundmail, Antrags-Mails und Telefonliste vor der Versammlung

Jedes Jahr dasselbe Versammlungs-Rätsel

Stühle und Schnitzel ins Blaue

Kommen 20 oder 70 Mitglieder? Der Vorstand schätzt, das Vereinsheim wird zu klein oder halb leer, und beim Essen bleibt entweder die Hälfte übrig oder es reicht nicht. Beides kostet Geld und Nerven.

Anträge kommen formlos und zu spät

Die Satzung verlangt Anträge mit Frist — aber sie kommen als Zweizeiler per Mail, mündlich nach dem Training oder erst am Versammlungsabend. Die Tagesordnung steht nie rechtzeitig fest.

Die Rückmelde-Telefonkette

Auf die Einladung antwortet kaum jemand, also telefoniert jemand vom Vorstand abends die Mitgliederliste durch. Stunden Ehrenamtszeit für eine Information, die jedes Mitglied in zwei Minuten selbst geben könnte.

Wie Questee die Versammlung planbar macht

  1. 1

    Ein Formular für alles aufsetzen

    Teilnahme ja/nein, Begleitperson, Essenswunsch, und ein Antrags-Bereich mit Titel und Begründung. Die AI baut den Entwurf in 30 Sekunden — du hängst den Link einfach an die offizielle Einladung.

  2. 2

    Mitglieder melden sich in zwei Minuten

    Eine Frage pro Bildschirm, am Handy oder PC. Wer keinen Antrag stellt, sieht den Antrags-Teil gar nicht — dank Conditional Logic bleibt das Formular für die meisten angenehm kurz.

  3. 3

    Versammlung mit echten Zahlen vorbereiten

    Du siehst live: Teilnehmerzahl, Essenswünsche, eingereichte Anträge — alles fristgerecht dokumentiert. Tagesordnung ergänzen, Catering bestellen, Stühle stellen. Fertig vorbereitet statt überrascht.

Gebaut für die Jahreshauptversammlung

Antrags-Teil nur bei Bedarf

Conditional Logic blendet die Antrags-Felder nur ein, wenn jemand "Ich möchte einen Antrag stellen" wählt.

Datei-Upload für Antragsunterlagen

Ausführliche Anträge oder Konzepte können Mitglieder direkt als PDF anhängen.

Essenswunsch inklusive

Schnitzel, vegetarisch, nichts — du bestellst beim Wirt exakt das, was gebraucht wird.

Eingangs-Benachrichtigung

Neue Anträge landen sofort per E-Mail beim Vorstand — keine Frist verpasst, kein Antrag übersehen.

Passwort-Schutz für Mitglieder

Ein Passwort aus der Einladung stellt sicher, dass sich nur Vereinsmitglieder anmelden.

DSGVO-konform gehostet

Mitgliederdaten auf Servern in Deutschland, mit AVV — kein US-Tool zwischen Verein und Mitgliedern.

Kostenlos für die Vereinskasse

Free-Tarif: 3 Formulare, 100 Antworten pro Monat — genug für die Jahreshauptversammlung der allermeisten Vereine. Pro mit eigenem Logo ab 9 €/Monat im Jahresabo.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

Alle Tarife ansehen

Fragen aus der Vorstandsarbeit

Ersetzt das Formular die förmliche Einladung?
Nein — die Einladung verschickst du weiterhin so, wie es eure Satzung vorschreibt (Brief, E-Mail, Vereinszeitung). Das Formular ergänzt sie um den Rückkanal: Statt "Antwort erbeten" ohne Antworten bekommst du strukturierte Anmeldungen und Anträge. Der Link passt in jede Einladungsform, auch als QR-Code im Brief.
Sind die eingereichten Anträge fristgerecht dokumentiert?
Ja — jede Einreichung wird mit Zeitstempel gespeichert. Wenn eure Satzung Anträge bis zwei Wochen vor der Versammlung verlangt, kannst du eindeutig belegen, was rechtzeitig kam. Das schützt den Vorstand bei Diskussionen am Versammlungsabend.
Warum nicht einfach Doodle oder eine Rundmail?
Doodle kann Termine, aber keine Anträge, keine Essenswünsche und keine Begleitpersonen. Rundmail-Antworten muss jemand von Hand auszählen. Das Formular erfasst alles in einem Durchgang und zählt selbst — und die Daten liegen DSGVO-konform in Deutschland statt bei einem internationalen Scheduling-Dienst.
Wie stellen wir sicher, dass nur Mitglieder antworten?
Zwei einfache Wege: Verschicke den Link nur über eure Mitgliederkanäle, oder schütze das Formular mit einem Passwort, das in der Einladung steht. Zusätzlich fragst du Name und ggf. Mitgliedsnummer ab — beim Abgleich mit der Mitgliederliste fällt jeder Fremde sofort auf.
Was passiert mit den Daten nach der Versammlung?
Anmeldedaten und Essenswünsche kannst du nach der Versammlung löschen — datensparsam im Sinne der DSGVO. Die Anträge exportierst du vorher für das Protokoll. Alles liegt bis dahin verschlüsselt übertragen und mandantengetrennt auf deutschen Servern, mit AVV nach Art. 28 DSGVO.
Können wir Stimmrechtsübertragungen oder Vollmachten miterfassen?
Wenn eure Satzung Vollmachten erlaubt, kannst du ein Feld dafür ergänzen — wer vertritt wen — und das unterschriebene Vollmachtsdokument per Datei-Upload anhängen lassen. Ob die digitale Form genügt, regelt eure Satzung; das Formular macht die Erfassung jedenfalls vollständig und nachvollziehbar.
Braucht das jemand mit IT-Kenntnissen im Vorstand?
Nein. Du beschreibst der AI in einem Satz, was du brauchst, und bekommst ein fertiges Formular zum Anpassen. Der ganze Aufwand liegt bei etwa 15 Minuten — weniger Zeit, als eine einzige Telefonrunde durch die Mitgliederliste kostet.

Deine nächste Versammlung: geplant statt geschätzt

Formular bauen, Link an die Einladung hängen, mit echten Zahlen planen. Kostenlos und in 15 Minuten erledigt.

Jetzt kostenlos starten