Für Schulleitungen & Sekretariate

Notbetreuung abfragen — in Stunden statt Tagen Klarheit

Brückentag, Streik, kurzfristige Schließung: Frag den Betreuungsbedarf online mit klarer Frist ab. Eltern melden in zwei Minuten an, du planst Personal und Gruppen mit echten Zahlen.

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< 24 Std von der Bedarfsabfrage bis zur belastbaren Planungszahl

Wenn es schnell gehen muss, versagt Papier

Die Telefonkette frisst den Vormittag

Streik am Donnerstag, Info am Montag — und das Sekretariat telefoniert sich durch Klassenlisten, hinterlässt Mailbox-Nachrichten und wartet auf Rückrufe. Bei 300 Familien ist das schlicht nicht zu schaffen.

Antworten in zwanzig Formaten

Eine Mail mit "ja, beide Kinder", ein Anruf "nur Donnerstag vormittags", ein Zettel ohne Klassenangabe. Jede Antwort muss einzeln interpretiert und in eine Liste übertragen werden — fehleranfällig und langsam.

Personalplanung nach Bauchgefühl

Bis zur Frist fehlt die Hälfte der Rückmeldungen — also planst du auf Verdacht: zu viele Kräfte einbestellt oder zu wenige Gruppen gebildet. Beides kostet, und beides fällt am Betreuungstag auf dich zurück.

Bedarfsabfrage mit Frist — in drei Schritten

  1. 1

    Abfrage in Minuten erstellen

    Kind und Klasse, Betreuungstage, Zeitfenster, Abholberechtigung, Notfallkontakt — einmal als Formular angelegt, per AI-Generierung in 30 Sekunden vorgebaut. Für den nächsten Brückentag duplizierst du es einfach.

  2. 2

    Eltern melden in zwei Minuten an

    Link per Schul-Mail oder Messenger verteilen, Frist klar benennen. Eltern antworten am Handy, ohne App und ohne Konto — auch abends um neun, wenn die Schul-Mail gelesen wird. Auf Deutsch oder Englisch.

  3. 3

    Planen mit echten Zahlen

    Die Eingänge laufen live zusammen: Wie viele Kinder pro Tag, welche Zeitfenster, welche Klassen. Du bildest Gruppen und planst Personal auf Basis von Zahlen statt Schätzung — und exportierst die Anwesenheitsliste gleich mit.

Gebaut für kurzfristige Bedarfsabfragen

AI-Generierung in 30 Sekunden

Wenn der Streik Montag bekannt wird, steht die Abfrage Montagmittag — nicht Mittwoch.

Conditional Logic

"Kein Bedarf" beendet die Abfrage nach einer Frage — nur wer Betreuung braucht, sieht die Detailfragen.

Live-Auswertung

Eingänge in Echtzeit verfolgen — du siehst schon vor der Frist, in welche Richtung die Zahlen laufen.

E-Mail-Benachrichtigung

Jede Anmeldung sofort im Postfach — oder gesammelt in der Auswertung, wie es dir lieber ist.

Hosting in Deutschland

Kinder- und Kontaktdaten DSGVO-konform auf deutschen Servern — mit AVV für den Schulträger.

Mehrsprachig DE/EN

Gerade bei kurzen Fristen entscheidend: Alle Familien verstehen die Abfrage beim ersten Lesen.

Einsatzbereit, bevor der Brückentag kommt

Free zum Start: 3 Formulare, 100 Antworten pro Monat — für einzelne Abfragen oft genug. Pro für große Schulen und Dauerbetrieb: unbegrenzte Formulare, eigenes Schullogo, 12 €/Monat (9 €/Monat jährlich).

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen aus Schulleitung und Sekretariat

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus — wir erfassen Daten von Kindern?
Questee hostet ausschließlich in Deutschland, überträgt verschlüsselt und stellt den AVV nach Art. 28 DSGVO für den Schulträger. Bei Daten Minderjähriger gilt Datensparsamkeit: Erfasst nur, was die Betreuungsplanung braucht — Name, Klasse, Tage, Notfallkontakt. Nach dem Betreuungstag exportiert ihr die Liste und löscht die Online-Antworten.
Unser Schul-Messenger kann doch Umfragen — warum Questee?
Messenger-Umfragen liefern Ja/Nein-Klicks, aber keine strukturierten Anmeldungen: kein Zeitfenster pro Tag, keine Abholberechtigung, kein Notfallkontakt, keine exportierbare Anwesenheitsliste. Questee erfasst den vollständigen Datensatz pro Kind — und der Link lässt sich trotzdem bequem über euren Messenger verteilen. Beides ergänzt sich.
Und warum nicht Google Forms?
Weil es an vielen Schulen für personenbezogene Daten — erst recht für Kinderdaten — untersagt ist: US-Anbieter, unklarer Speicherort, kritische Bewertung durch Landesdatenschutzbeauftragte. Questee bietet dieselbe Geschwindigkeit beim Aufsetzen, speichert aber in Deutschland und liefert die Unterlagen für euren Datenschutzbeauftragten gleich mit.
Wie setze ich eine verbindliche Frist durch?
Nenne die Frist deutlich in der Schul-Mail und im Formular selbst — und schließe das Formular zum Stichtag, sodass keine Anmeldungen mehr eingehen. Wer die Frist verpasst, meldet sich im Sekretariat: Das bleibt die dokumentierte Ausnahme statt der Regel. Eine Erinnerung einen Tag vor Fristende hebt die Rücklaufquote spürbar.
Was ist mit Familien, die wenig Deutsch sprechen oder kein Smartphone haben?
Das Formular läuft zweisprachig (DE/EN) und im Browser auf jedem Gerät — auch am Bibliotheks-PC oder dem Handy einer Nachbarin, ohne App und ohne Konto. Für die wenigen Familien, die gar nicht digital erreichbar sind, bleibt der Anruf im Sekretariat — aber eben für fünf Familien statt für dreihundert.
Können wir die Abfrage für mehrere Tage gleichzeitig nutzen?
Ja — zum Beispiel beide Brückentage im Mai in einer Abfrage, mit Tag-Auswahl und Zeitfenster pro Tag. Die Auswertung zeigt den Bedarf je Tag getrennt, sodass du Personal tageweise planen kannst. Für wiederkehrende Anlässe duplizierst du das Formular und passt nur die Daten an.
Wie schnell ist so eine Abfrage wirklich draußen?
Realistisch: unter einer Stunde von "wir brauchen eine Abfrage" bis zum versendeten Link — beim ersten Mal. Danach geht es schneller, weil du das bestehende Formular duplizierst und nur Anlass und Termine änderst. Die AI-Generierung baut dir den Erstentwurf in 30 Sekunden, den Rest macht Feinschliff.

Beim nächsten Brückentag bist du vorbereitet

Abfrage einmal aufsetzen, bei Bedarf duplizieren, in Stunden Klarheit haben. Kostenlos starten, keine Vertragsbindung.

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