Für Institute & Lehrstühle

Praktikumsplätze fair vergeben — nicht nach Mail-Eingangszeit

Strukturierte Bewerbung für Labor- und Praxisplätze: Prioritäten, Semesterdaten und Voraussetzungen in einem Formular. Du vergibst nach Kriterien statt nach Posteingang.

Vergabe-Formular erstellen
So funktioniert's

1 Liste statt dutzender Mail-Threads pro Vergaberunde

So läuft die Platzvergabe heute — leider

Wer zuerst mailt, gewinnt

Die Vergabe-Mail geht um 8:00 Uhr raus, um 8:03 Uhr sind die begehrten Slots weg. Wer in der Vorlesung sitzt oder im Nebenjob steht, hat verloren — mit Eignung oder Studienfortschritt hat das nichts zu tun.

Angaben verstreut über Mail-Threads

Fachsemester, belegte Module, Wunschtermine — jede Mail liefert andere Bruchstücke. Jemand tippt alles in eine Excel-Liste ab, Tippfehler und vergessene Bewerbungen inklusive.

Vergabe ist nicht nachvollziehbar

Wenn sich jemand beschwert, warum er keinen Platz bekommen hat, fehlt die Grundlage: keine einheitlichen Daten, keine dokumentierten Kriterien. Das Institut steht ohne belastbares Verfahren da.

Mit Questee wird daraus ein Verfahren

  1. 1

    Bewerbungsfenster definieren

    Formular mit den Feldern, die für die Vergabe zählen: Fachsemester, absolvierte Voraussetzungsmodule, Prioritäten für Plätze oder Zeiträume, Matrikelnummer. Link in die Kurs-Mail oder auf die Institutsseite — fertig in einer Kaffeepause.

  2. 2

    Alle bewerben sich zu gleichen Bedingungen

    Innerhalb des Bewerbungsfensters zählt nicht die Uhrzeit, sondern die Angaben. Studierende füllen das Formular am Handy aus, geben ihre Prioritäten an und sehen klar, welche Voraussetzungen gelten.

  3. 3

    Nach Kriterien zuteilen, sauber dokumentiert

    Nach Fristende liegen alle Bewerbungen einheitlich vor: sortierbar nach Semester, Priorität oder Modulstand, exportierbar für die Vergaberunde. Die Entscheidung ist begründbar — und Nachfragen beantwortest du mit Daten statt mit Erinnerung.

Gebaut für faire Vergaberunden

Prioritäten-Abfrage

Erst-, Zweit- und Drittwunsch für Plätze oder Zeiträume strukturiert erfassen statt aus Mail-Prosa raten.

Conditional Logic

Folgefragen je nach Studiengang oder Modul — Biologie-Studierende sehen andere Felder als Chemie-Studierende.

One-per-Screen, mobil

Eine Frage pro Bildschirm — in zwei Minuten zwischen zwei Vorlesungen ausgefüllt.

DSGVO + Hosting Deutschland

Matrikelnummern und Semesterdaten bleiben auf deutschen Servern, AVV nach Art. 28 inklusive.

Mehrsprachig DE/EN

Internationale Studierende bewerben sich auf Englisch — im selben Formular, in derselben Auswertung.

E-Mail-Benachrichtigung

Du siehst neue Bewerbungen sofort — ohne dass sie als lose Mails im Funktionspostfach liegen.

Kostenlos starten, fair bleiben

Free reicht für die erste Vergaberunde (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro für 12€/Mo (9€/Mo jährlich), wenn das Institut mehrere Verfahren parallel fährt.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

Alle Tarife ansehen

Fragen aus der Institutspraxis

Ist das für eine öffentliche Hochschule datenschutzkonform?
Ja — Questee hostet ausschließlich in Deutschland, überträgt verschlüsselt und stellt den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit. Damit erfüllst du die Vorgaben, die US-Tools wie Google Forms an vielen Hochschulen disqualifizieren. Für die formale Freigabe genügt meist ein kurzer Abstimmungstermin mit dem Datenschutzbeauftragten.
Warum nicht weiter per Mail mit Eingangszeit vergeben?
Weil Eingangszeit kein faires Kriterium ist: Sie misst, wer gerade am Rechner saß — nicht Studienfortschritt, Voraussetzungen oder Bedarf. Ein Bewerbungsfenster mit strukturierten Angaben macht die Vergabe kriterienbasiert und nachvollziehbar. Das schützt auch das Institut, wenn Entscheidungen hinterfragt werden.
Können wir Voraussetzungen wie bestandene Module abfragen?
Ja — als Pflicht-Auswahlfelder oder Checklisten, optional mit Upload eines Leistungsnachweises. Mit Conditional Logic kannst du Bewerbungen ohne erfüllte Voraussetzungen direkt auf eine Hinweis-Seite leiten, statt sie später aussortieren zu müssen.
Wie bilden wir Erst-, Zweit- und Drittwunsch ab?
Mit Auswahlfragen pro Priorität: Erstwunsch, Zweitwunsch, Drittwunsch als eigene Felder mit denselben Optionen. In der Auswertung siehst du sofort, welcher Platz wie stark nachgefragt ist — die Grundlage für eine ausgewogene Zuteilung statt Frust bei der Hälfte des Jahrgangs.
Was passiert mit Bewerbungen nach Fristende?
Du schließt das Formular zum Stichtag — danach sind keine Einreichungen mehr möglich, ohne Diskussion über angeblich rechtzeitig verschickte Mails. Jede Einreichung hat zudem einen eindeutigen Zeitstempel, falls ihr innerhalb des Fensters doch zeitliche Reihenfolge berücksichtigen wollt.
Müssen Studierende dafür ein Konto anlegen?
Nein — sie öffnen den Link und füllen das Formular direkt aus, am Handy oder Laptop. Keine Registrierung, keine App. Das hält die Hürde niedrig und die Rücklaufquote hoch, gerade bei knappen Bewerbungsfenstern.
Brauchen wir dafür die zentrale Hochschul-IT?
Nein — genau das ist der Punkt. Du legst das Formular selbst an, ohne Ticket, ohne Beschaffungsverfahren, ohne monatelange Wartezeit. Für ein Verfahren, das nächste Woche starten soll, ist das oft der einzige realistische Weg — und datenschutzseitig trotzdem sauber.

Die nächste Vergaberunde läuft fair

Formular anlegen, Bewerbungsfenster öffnen, nach Kriterien zuteilen. Kostenlos starten — ohne IT-Antrag.

Jetzt fair vergeben