Für Steuerkanzleien

Reisekosten digital erfassen — ohne Zettel-Chaos und Excel-Korrekturen

Ein geführtes Online-Formular fragt Reisedaten, Belege und Pauschalen-relevante Angaben strukturiert ab. Deine Mandanten und deren Mitarbeiter füllen es vollständig aus — du buchst, statt nachzufassen.

Formular erstellen
So funktioniert es

~30 Min weniger Rückfragen-Aufwand pro Reisekostenabrechnung

Kennst du diese Abrechnungen?

Belege als Zettelstapel und Handy-Fotos

Tankquittungen im Briefumschlag, Hotelrechnungen als schiefe WhatsApp-Fotos, Parktickets verblasst. Bevor du buchen kannst, sortierst, scannst und entzifferst du erstmal eine Stunde.

Die Excel-Vorlage wird falsch ausgefüllt

Formeln überschrieben, Abwesenheitszeiten geraten, Spalten vertauscht. Jede zweite Abrechnung geht mit Rückfragen zurück — und der Mandant fragt sich, wofür er die Kanzlei eigentlich bezahlt.

Verpflegungsmehraufwand versteht niemand

Ab wann gelten 14 €, ab wann 28 €? Was passiert bei gestelltem Frühstück? Die Pauschalen-Logik kennt draußen niemand — also liefern Mandanten Rohdaten, die du jedes Mal von Hand nachrechnest.

So läuft es mit Questee

  1. 1

    Abrechnungs-Formular einmal aufsetzen

    Du definierst die Felder, die deine Buchhaltung wirklich braucht: Reiseanlass, Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit, Übernachtungen, gestellte Mahlzeiten, Beleg-Uploads. Den Link gibst du an Mandanten oder direkt an deren Mitarbeiter weiter.

  2. 2

    Reisende füllen geführt aus — Belege inklusive

    Eine Frage pro Bildschirm, Pflichtfelder lassen sich nicht überspringen, Belege werden direkt vom Handy fotografiert und hochgeladen. Wer unterwegs anfängt, speichert zwischen und macht später weiter.

  3. 3

    Du bekommst vollständige, buchbare Datensätze

    Jede Abrechnung landet strukturiert in deinem Questee-Dashboard: alle Zeiten, alle Belege, alle Pauschalen-relevanten Angaben an einem Ort. Du prüfst und buchst — statt hinterherzutelefonieren.

Gebaut für vollständige Abrechnungen

Beleg-Upload

Quittungen, Hotelrechnungen und Tickets direkt im Formular hochladen — vom Handy fotografiert, fertig.

Berechnungen im Formular

Kilometer mal Satz, Summen über Einzelbelege — das Formular rechnet mit, bevor die Daten bei dir landen.

Conditional Logic

Übernachtungsfragen nur bei mehrtägigen Reisen, Frühstücksfrage nur bei Hotelaufenthalt — kein unnötiges Feld.

Zwischenspeichern

Die Abrechnung lässt sich unterwegs beginnen und am Schreibtisch abschließen — nichts geht verloren.

E-Mail-Benachrichtigung

Sobald eine Abrechnung eingeht, weiß deine Buchhaltung Bescheid — ohne ins Tool schauen zu müssen.

Hosting in Deutschland

Reisedaten und Belege bleiben DSGVO-konform auf deutschen Servern — mit AVV nach Art. 28.

Rechnet sich ab der ersten Abrechnung

Free zum Ausprobieren (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro für den Kanzlei-Alltag: unbegrenzte Formulare, eigenes Branding, AI inklusive — 12 €/Monat, jährlich 9 €/Monat.

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Fragen aus der Kanzlei-Praxis

Sind Reisedaten und Belege bei Questee DSGVO-konform gespeichert?
Ja — Hosting ausschließlich in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, mandantengetrennte Datenbank und ein AVV nach Art. 28 DSGVO. Als Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB brauchst du genau diese Kette: Questee liefert sie, ohne dass Daten in eine US-Cloud wandern.
Warum nicht einfach die Excel-Vorlage weiterverschicken?
Weil Excel nichts validiert: Formeln werden überschrieben, Pflichtangaben fehlen, und jede Version sieht anders aus. Ein Online-Formular erzwingt vollständige Angaben, nimmt Belege gleich mit auf und liefert dir jede Abrechnung im identischen Format — das spart die Korrekturschleifen, nicht die Eingabe.
Kann das Formular den Verpflegungsmehraufwand berücksichtigen?
Das Formular erfasst alle Angaben, die du für die Pauschalen brauchst: Abwesenheitszeiten auf die Minute, An- und Abreisetage, gestellte Mahlzeiten. Mit der Berechnungs-Funktion kannst du Summen und Kilometergeld direkt im Formular rechnen lassen. Die steuerliche Würdigung — etwa die Drei-Monats-Frist — bleibt bei dir als Kanzlei.
Funktioniert der Beleg-Upload auch vom Smartphone?
Ja — das Formular ist mobil-optimiert, und der Upload öffnet auf dem Handy direkt die Kamera. Reisende fotografieren die Quittung im Taxi, statt sie drei Wochen im Portemonnaie zu sammeln. Genau das erhöht die Vollständigkeit am stärksten.
Können auch die Mitarbeiter meiner Mandanten das Formular nutzen?
Ja — du teilst einfach den Link, niemand braucht ein Konto zum Ausfüllen. Viele Kanzleien legen pro Mandant ein eigenes Formular an (mit dessen Kostenstellen-Logik) und geben den Link an die Geschäftsführung weiter, die ihn intern verteilt.
Wie kommen die Daten in meine Buchhaltungs-Software?
Du exportierst die Antworten samt Belegen aus Questee und übernimmst sie in deinen gewohnten Prozess — etwa als Grundlage für die Erfassung in DATEV. Eine direkte DATEV-Schnittstelle gibt es nicht; der Gewinn liegt davor: vollständige, einheitlich strukturierte Datensätze statt Zettel.
Was kostet das pro Mandant oder pro Reisendem?
Nichts extra — Questee wird pro Kanzlei lizenziert, nicht pro Ausfüller. Im Pro-Tarif legst du unbegrenzt Formulare an und beliebig viele Reisende füllen aus. Das unterscheidet es von Reisekosten-Apps, die pro Mitarbeiter und Monat abrechnen.

Die nächste Reisekostenabrechnung kommt vollständig an

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