Für Stipendienstellen & Stiftungen

Stipendien-Bewerbungen nach einheitlichen Kriterien einsammeln

Ein strukturiertes Bewerbungsformular mit Datei-Upload statt PDF-Mappen per Mail: gleiche Angaben, gleiche Unterlagen, gleiche Reihenfolge. Deine Jury vergleicht Bewerbungen — nicht Formatierungen.

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100 % der Bewerbungen vollständig und im gleichen Raster — ab der ersten Runde

Die Sichtungsrunde, die keiner mag

Jede Mappe ist ein Unikat

Eine Bewerbung kommt als einzelnes 40-Seiten-PDF, die nächste als sieben Anhänge, die dritte verweist auf einen Cloud-Ordner. Bevor die Jury bewerten kann, puzzelt jemand jede Mappe neu zusammen.

Vergleichen ohne Vergleichbarkeit

Notenschnitt, Engagement, Bedürftigkeit, Motivation — jede Bewerbung präsentiert die Kriterien anders oder lässt sie weg. Faire Punktevergabe wird zur Interpretationsübung, und die Auswahl ist schwer zu begründen.

Sensible Daten im Funktionspostfach

Einkommensnachweise, Notenübersichten, persönliche Härtefall-Schilderungen — als Mail-Anhänge in einem Postfach, auf das mehrere Personen Zugriff haben und das nie aufgeräumt wird. Datenschutzrechtlich ein Minenfeld.

Vom Mappen-Stapel zum Auswahlverfahren

  1. 1

    Kriterien ins Formular gießen

    Jedes Auswahlkriterium wird ein Feld: Notenschnitt als Zahl, Engagement als strukturierte Beschreibung, Motivationsschreiben und Nachweise als Pflicht-Uploads. Was die Jury bewerten soll, fragt das Formular explizit ab.

  2. 2

    Bewerbende reichen geführt ein

    Schritt für Schritt durch alle Anforderungen, auf Deutsch oder Englisch, mit Zwischenspeichern für die Unterlagen-Beschaffung. Absenden geht erst, wenn alles vollständig ist — die Stipendienstelle fasst nie wieder nach.

  3. 3

    Jury bewertet im gleichen Raster

    Alle Bewerbungen liegen identisch strukturiert vor, Unterlagen direkt zugeordnet, exportierbar für die Auswahlsitzung. Die Jury vergibt Punkte pro Kriterium statt Gesamteindrücke pro PDF — und die Entscheidung ist dokumentierbar.

Gebaut für Auswahlverfahren mit Verantwortung

Mehrfach-Upload mit Pflichtfeldern

Zeugnisse, Gutachten, Nachweise — jedes Dokument als eigenes Pflicht-Upload-Feld, automatisch virengeprüft.

Conditional Logic

Härtefall-Fragen nur, wenn Bedürftigkeit geltend gemacht wird — niemand beantwortet irrelevante Abschnitte.

Zwischenspeichern

Gutachten anfordern dauert — Bewerbende pausieren und reichen ein, wenn alles beisammen ist.

Mehrsprachig DE/EN

Internationale Studierende bewerben sich auf Englisch — im selben Verfahren, ohne Parallel-Prozess.

Hosting in Deutschland + AVV

Einkommensnachweise und Härtefall-Angaben bleiben auf deutschen Servern — AVV nach Art. 28 DSGVO inklusive.

Eigenes Branding (Pro)

Das Formular trägt Logo und Farben von Stiftung oder Hochschule — Vertrauen beginnt beim ersten Eindruck.

Mehr Budget fürs Stipendium, weniger fürs Tool

Free für kleine Programme (3 Formulare, 100 Antworten/Monat). Pro für 12€/Mo (9€/Mo jährlich) mit eigenem Branding und unbegrenzten Formularen — ein Bruchteil dessen, was Stipendien-Management-Software kostet.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen aus Stipendienstelle und Stiftung

Wie schützt ihr die sensiblen Bewerberdaten?
Stipendien-Bewerbungen enthalten Einkommensnachweise und persönliche Härtefall-Angaben — Questee speichert sie verschlüsselt übertragen, mandantengetrennt und ausschließlich auf Servern in Deutschland. Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bekommt ihr von uns. Uploads werden zusätzlich automatisch auf Viren geprüft.
Was unterscheidet das von Bewerbungsmappen per E-Mail?
Drei Dinge: Vollständigkeit (Pflichtfelder erzwingen alle Kriterien und Unterlagen vor dem Absenden), Vergleichbarkeit (jede Bewerbung hat dieselbe Struktur — die Jury bewertet Kriterien statt PDF-Layouts) und Datenschutz (sensible Daten liegen mandantengetrennt auf deutschen Servern statt unbegrenzt im Funktionspostfach).
Wie kommen Gutachten von Professorinnen ins Verfahren?
Zwei bewährte Wege: Entweder laden Bewerbende das Gutachten als PDF im Pflichtfeld hoch, oder du legst ein separates, kurzes Gutachten-Formular an, dessen Link Bewerbende an ihre Gutachterin weitergeben. Variante zwei hält das Gutachten vertraulich gegenüber der bewerteten Person.
Können wir Deutschlandstipendium-Bewerbungen damit einsammeln?
Ja — viele Hochschulen organisieren die Bewerbungsphase fürs Deutschlandstipendium dezentral und genau dafür eignet sich das Formular: Leistungs- und Engagement-Kriterien als strukturierte Felder, Nachweise als Uploads, Frist als hartes Formular-Ende. Die förderrechtliche Abwicklung nach Auswahl bleibt natürlich bei eurer Hochschule.
Wie gehen wir mit der Bewerbungsfrist um?
Du schließt das Formular zum Stichtag — danach sind keine Einreichungen mehr möglich, und jede Bewerbung trägt einen eindeutigen Zeitstempel. Diskussionen über angeblich rechtzeitig abgeschickte Mails mit defekten Anhängen gehören damit der Vergangenheit an.
Wie sichtet die Auswahlkommission die Bewerbungen?
Alle Einreichungen liegen strukturiert im Auswertungsbereich — gleiche Felder in gleicher Reihenfolge, Unterlagen direkt an der Bewerbung. Für die Sitzung exportierst du die Daten und geht sie entlang eurer Kriterienliste durch. Punktevergabe und Ranking macht ihr wie gewohnt — nur auf vollständiger, vergleichbarer Grundlage.
Müssen wir die Daten nach der Vergabe löschen?
Daten abgelehnter Bewerbungen solltet ihr nach Abschluss des Verfahrens löschen, sofern keine Aufbewahrungspflicht greift — das verlangt die DSGVO-Speicherbegrenzung. In Questee geht das pro Einreichung oder für das ganze Verfahren mit wenigen Klicks, dauerhaft. Geförderte überführt ihr vorher in eure Stipendiaten-Verwaltung.

Die nächste Vergaberunde ohne PDF-Mappen-Stapel

Kriterien ins Formular, Link in die Ausschreibung, vergleichbare Bewerbungen zur Frist. Kostenlos starten.

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