Für Steuerkanzleien

UStVA-Unterlagen pünktlich statt am 9. um 17 Uhr

Ein monatlich wiederkehrendes Abgabe-Formular holt Belege und Eckdaten strukturiert beim Mandanten ab — Ausgangsrechnungen, Eingangsbelege, Besonderheiten des Monats. Du buchst mit Vorlauf statt unter Fristdruck.

Abgabe-Formular erstellen
So läuft der Monat

12×/Jahr entfällt die Erinnerungs-Schleife — der Abgabe-Link ist der Prozess

Der monatliche UStVA-Stress

Harte Frist, weiche Zulieferung

Die Voranmeldung muss zum 10. raus — aber die Belege kommen am 8., am 9. oder "morgen, versprochen". Deine Kanzlei arbeitet jeden Monatsanfang im Feuerwehr-Modus, weil die Zulieferung keinem Prozess folgt.

Lücken fallen erst beim Buchen auf

Mitten in der Erfassung fehlt die Eingangsrechnung vom Leasing, der Beleg zur PayPal-Zahlung, die Gutschrift vom Lieferanten. Jede Lücke heißt: anrufen, warten, später weitermachen — multipliziert mit der Zahl deiner UStVA-Mandate.

Dauerfristverlängerung als Dauerpflaster

Die Dauerfristverlängerung verschafft Luft — heilt aber nicht die Ursache: unstrukturierte Zulieferung. Der Stress verschiebt sich nur um einen Monat nach hinten und kommt jeden Monat wieder.

Der Monats-Rhythmus mit Questee

  1. 1

    Abgabe-Formular pro Mandant aufsetzen

    Du definierst, was der Mandant monatlich liefern muss: Ausgangsrechnungen, Eingangsbelege, Kassenbericht, Hinweise auf Besonderheiten (Anzahlungen, innergemeinschaftliche Erwerbe, Storno). Jede Position mit Upload-Feld und Pflicht-Status.

  2. 2

    Mandant arbeitet den Monat strukturiert ab

    Anfang des Monats öffnet der Mandant seinen Abgabe-Link: Position für Position, Upload für Upload, mit der Frage "Gab es diesen Monat Besonderheiten?" am Ende. Zwischenspeichern erlaubt das Sammeln über mehrere Tage — abgeschickt wird erst, wenn alles da ist.

  3. 3

    Du erfasst mit Vorlauf statt unter Frist

    Die E-Mail-Benachrichtigung sagt dir, wann ein Mandant komplett ist — und das Dashboard zeigt, wer noch fehlt. Deine Erinnerung trifft gezielt die Nachzügler, und die Voranmeldung entsteht aus einem vollständigen Paket statt aus Belegfetzen.

Gebaut für den Monats-Takt

Beleg-Upload je Kategorie

Ausgangsrechnungen zu Ausgangsrechnungen, Eingangsbelege zu Eingangsbelegen — vorsortiert statt Sammel-Zip.

Zwischenspeichern & Resume

Der Mandant sammelt über die erste Monatswoche und schickt ab, wenn der Monat komplett ist.

Conditional Logic

"Auslandsumsätze?" nur wer Ja sagt, bekommt die Detailfragen zu innergemeinschaftlichen Leistungen.

E-Mail-Benachrichtigung

Mandant komplett → Sachbearbeitung informiert. Kein tägliches Nachschauen, kein Hinterhertelefonieren.

Ein Link, jeden Monat

Derselbe Abgabe-Link wird zur Monats-Routine des Mandanten — ein Prozess statt zwölf Einzelaktionen.

Hosting in Deutschland

Umsatzdaten und Belege bleiben DSGVO-konform auf deutschen Servern — mit AVV nach Art. 28.

Ein ruhiger Monatsanfang ist mehr wert

Free zum Testen mit einzelnen Mandanten (3 Formulare). Pro für die ganze UStVA-Mandantschaft: unbegrenzte Formulare, eigenes Branding — 12 €/Monat, jährlich 9 €/Monat.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

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Fragen zur monatlichen Vorerfassung

Übermittelt Questee die UStVA ans Finanzamt?
Nein — die Übermittlung via ELSTER bzw. deine Kanzlei-Software bleibt unverändert bei dir. Questee löst das Problem davor: die monatliche Zulieferung. Vollständige, vorsortierte Unterlagen zum Monatsanfang machen den Unterschied zwischen Feuerwehr-Modus und planbarer Erfassung.
Sind Umsatzdaten und Belege DSGVO-konform gespeichert?
Ja — Hosting ausschließlich in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, mandantengetrennte Datenbank, Virenprüfung für Uploads und AVV nach Art. 28 DSGVO. Für dich als Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB ist das die sauberere Alternative zu Belegen im Mail-Postfach oder in US-Cloud-Ordnern.
Warum nicht einfach ein geteilter Cloud-Ordner pro Mandant?
Der Cloud-Ordner ist passiv: Er fragt nichts ab, prüft nichts auf Vollständigkeit und meldet dir nicht, wann ein Monat fertig ist. Das Abgabe-Formular führt den Mandanten aktiv durch jede Kategorie, erzwingt Pflichtpositionen, fragt Besonderheiten ab und signalisiert dir den Abschluss. Außerdem: Dropbox & Co. sind US-Dienste — beim Mandantengeheimnis ein vermeidbares Risiko.
Was, wenn der Mandant trotzdem zu spät liefert?
Das Formular ersetzt keine Disziplin, macht Verspätung aber sichtbar und adressierbar: Du siehst im Dashboard tagesaktuell, welcher Mandant noch offen ist, und erinnerst gezielt — mit Verweis auf den Link statt auf eine diffuse Beleg-Bitte. Viele Kanzleien koppeln die Abgabe an einen festen Stichtag ("bis zum 5."), der mit der Routine von selbst greift.
Wie kommen die Belege in DATEV bzw. meine Buchhaltung?
Du lädst das Monats-Paket gesammelt herunter und übernimmst es in deinen gewohnten Workflow — etwa in dein DMS oder als Grundlage für die DATEV-Erfassung. Eine automatische DATEV-Schnittstelle ist es nicht; der Gewinn liegt in der Vollständigkeit und Vorsortierung beim Eingang.
Lohnt sich das auch bei Quartalszahlern?
Ja — beim Quartal ist der Berg pro Abgabe sogar größer und die Lücken-Suche aufwendiger. Derselbe Abgabe-Link funktioniert im Quartals-Takt; manche Kanzleien lassen Quartalszahler trotzdem monatlich einreichen, damit kein Drei-Monats-Stapel entsteht.
Brauchen meine Mandanten einen Account oder eine App?
Nein — der Abgabe-Link öffnet im Browser, auf Handy wie Desktop, ohne Registrierung. Genau das senkt die Hürde gegenüber Mandanten-Portalen mit Login-Zwang: Ein Klick aus der Kalendererinnerung, und der Mandant ist drin.

Der nächste 10. kommt — diesmal ohne Feuerwehr-Modus

Abgabe-Formular aufsetzen, Link zur Monats-Routine machen, mit Vorlauf erfassen. Kostenlos starten, kein Vertrag.

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