Für Vereine mit Magazin & Newsletter

Verteiler-Anmeldung mit Einwilligung, die du belegen kannst

Schluss mit der ererbten Excel-Liste: Mitglieder und Fans melden sich selbst für Vereinsmagazin oder Newsletter an — mit dokumentierter, DSGVO-sauberer Einwilligung samt Zeitstempel.

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So funktioniert es

Der Verteiler, über den keiner gern nachdenkt

Die ererbte Excel-Liste

Der Verteiler stammt vom Vorgänger des Vorgängers: Adressen aus Anmeldebögen, Visitenkarten und Zuruf. Veraltete Adressen, Dubletten, Ausgetretene — und niemand traut sich, aufzuräumen.

Einwilligung? Nicht dokumentiert.

Die DSGVO verlangt eine nachweisbare Einwilligung für Newsletter — aber wer wann zugestimmt hat, steht nirgends. Beim Gedanken an eine Beschwerde oder Abmahnung wird jedem im Vorstand mulmig.

An- und Abmeldungen per Zuruf

"Trag mich mal ein" nach dem Training, "Ich will das Heft nicht mehr" am Telefon. Bis das in der Liste landet, vergehen Wochen — Hefte gehen an Ausgetretene, Neue bekommen nichts.

Wie Questee deinen Verteiler sauber macht

  1. 1

    Anmeldeformular mit Einwilligungstext aufsetzen

    Name, Adresse bzw. E-Mail, gewünschte Formate (Heft per Post, Newsletter per Mail) und eine aktive Einwilligungs-Checkbox mit eurem Datenschutztext. In 15 Minuten gebaut — ohne IT-Kenntnisse.

  2. 2

    Anmeldung dort, wo eure Leute sind

    Link auf der Vereinswebsite, QR-Code im aktuellen Heft und am Schwarzen Brett, Hinweis in der Aufnahme-Mappe neuer Mitglieder. Jede Anmeldung kommt ab sofort selbst eingetragen und korrekt geschrieben.

  3. 3

    Verteiler exportieren — mit Nachweis

    Jede Anmeldung trägt Zeitstempel und den bestätigten Einwilligungstext. Du exportierst den Verteiler als Tabelle für Druckerei oder Mailversand — und kannst jede einzelne Einwilligung belegen, falls je jemand fragt.

Gebaut für DSGVO-saubere Verteiler

Aktive Einwilligungs-Checkbox

Kein vorangekreuztes Kästchen — die Zustimmung ist eine bewusste Handlung, wie es die DSGVO verlangt.

Zeitstempel pro Anmeldung

Wer hat wann eingewilligt? Steht bei jeder Antwort dabei — dein Nachweis im Fall der Fälle.

Formatwahl: Heft oder Mail

Abonnenten wählen selbst: Vereinszeitung per Post, Newsletter per E-Mail oder beides.

Adressfelder nur bei Postversand

Conditional Logic fragt die Postanschrift nur ab, wenn jemand das gedruckte Heft möchte — Datensparsamkeit inklusive.

Hosting in Deutschland + AVV

Abonnentendaten liegen auf deutschen Servern, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Kostet den Verein: nichts

Der Free-Tarif (3 Formulare, 100 Antworten/Monat) reicht für den Verteiler-Aufbau der meisten Vereine. Pro mit eigenem Logo gibt es ab 9 €/Monat im Jahresabo.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

Alle Tarife ansehen

Fragen rund um Verteiler und DSGVO

Reicht die Formular-Einwilligung als DSGVO-Nachweis?
Das Formular dokumentiert die drei entscheidenden Punkte: wer eingewilligt hat, wann (Zeitstempel) und worin (der angezeigte Einwilligungstext). Damit erfüllst du die Nachweispflicht aus Art. 7 DSGVO deutlich besser als jede Excel-Liste. Den Einwilligungstext selbst formulierst du passend zu eurer Datenschutzerklärung — im Zweifel hilft ein Blick auf die Muster der Landesdatenschutzbehörden.
Was machen wir mit dem alten Excel-Verteiler?
Der pragmatische Weg: einmalig alle Bestandsempfänger anschreiben und um Neu-Anmeldung über das Formular bitten — etwa mit QR-Code im nächsten Heft. Wer sich nicht meldet, fliegt nach einer Frist vom Verteiler. Das kostet kurzfristig Reichweite, gibt dir aber einen Verteiler, hinter dem ihr zu 100 % stehen könnt.
Warum nicht Mailchimp oder ein Newsletter-Tool?
Newsletter-Tools verschicken Mails — aber eure Vereinszeitung geht per Post, und dafür sind sie nicht gebaut. Dazu sitzen viele in den USA, was für Vereinsdaten DSGVO-Fragen aufwirft. Questee erfasst beides in einem Formular (Post + Mail) und hostet in Deutschland. Den Mailversand selbst kannst du weiterhin mit dem Tool deiner Wahl machen — mit sauber exportierten, eingewilligten Adressen.
Wie können sich Leute wieder abmelden?
Biete ein kurzes Abmelde-Formular an (im Free-Tarif sind 3 Formulare drin) oder eine E-Mail-Adresse im Impressum jeder Ausgabe. Wichtig ist, dass du Abmeldungen zügig im Verteiler umsetzt und die Daten löschst — die Antwortübersicht macht das Auffinden und Entfernen einfach.
Dürfen wir auch Nicht-Mitglieder in den Verteiler aufnehmen?
Ja — Fans, Eltern, Sponsoren und Ehemalige dürfen den Newsletter abonnieren, solange sie selbst eingewilligt haben. Genau dafür ist das öffentliche Formular ideal: Es steht auf eurer Website, und jede Anmeldung bringt ihre eigene dokumentierte Einwilligung mit. Ungefragt eintragen darfst du dagegen niemanden.
Können wir Interessen abfragen, um gezielter zu schreiben?
Ja — eine optionale Mehrfachauswahl ("Fußball, Turnen, Jugendarbeit, Vereinsleben") hilft euch, Inhalte zu planen oder den Verteiler zu segmentieren. Halte solche Fragen freiwillig: Pflicht ist nur, was ihr für den Versand wirklich braucht.

Ein Verteiler, hinter dem der ganze Vorstand stehen kann

Formular aufsetzen, QR-Code ins nächste Heft, Einwilligungen sauber sammeln. Kostenlos und in 15 Minuten erledigt.

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