Für Vereinsvorstände

Vereinsfest-Anmeldung: ein Link statt Zettel und WhatsApp-Chaos

Sommerfest, Turnier oder Jahresausflug: Mitglieder melden sich online an — mit Personenzahl, Essenswunsch und Helfer-Slot. Du siehst jederzeit live, wer kommt.

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So funktioniert es

~3 Std weniger Hinterhertelefonieren pro Vereinsveranstaltung

Kennst du das aus deinem Verein?

Der Zettel im Vereinsheim

Die Anmeldeliste hängt am Schwarzen Brett — aber die Hälfte der Mitglieder kommt nur dienstags zum Training und sieht sie nie. Kurz vor dem Fest weißt du nicht, ob 30 oder 80 Leute kommen.

Drei WhatsApp-Gruppen, null Überblick

"Wir kommen zu viert!" steht in der Abteilungsgruppe, "Bringe einen Salat mit" in der Eltern-Gruppe. Am Ende sitzt jemand abends da und sammelt alles per Hand in eine Excel-Tabelle.

Helfer finden sich nicht von allein

Aufbau, Grillstand, Kuchentheke, Abbau — die Schichten füllen sich erst nach drei Rundmails und persönlichem Ansprechen. Und am Festtag fehlt trotzdem jemand an der Kasse.

Wie Questee dein Vereinsfest organisiert

  1. 1

    Anmeldeformular in Minuten bauen

    Beschreibe der AI dein Fest — "Sommerfest, Anmeldung mit Personenzahl, Essenswunsch, Helfer-Schichten" — und in 30 Sekunden steht der Entwurf. Anpassen, fertig. Keine IT-Kenntnisse nötig, das schaffst du abends nach der Vorstandssitzung.

  2. 2

    Ein Link für alle Kanäle

    Den Link teilst du in WhatsApp, im Newsletter und als QR-Code am Schwarzen Brett. Mitglieder melden sich in zwei Minuten am Handy an — eine Frage pro Bildschirm, auch für die Älteren im Verein gut bedienbar.

  3. 3

    Live-Überblick statt Strichliste

    Du siehst jederzeit: Wie viele Personen kommen, welche Helfer-Slots sind besetzt, wie viele vegetarische Essen brauchst du. Export als Tabelle für die Festkasse — keine Zettel mehr abtippen.

Gebaut für ehrenamtliche Organisation

AI baut das Formular

Fest beschreiben, Formular bekommen — in 30 Sekunden, ohne dass jemand im Vorstand "der IT-Mensch" sein muss.

Helfer-Fragen nur für Helfer

Conditional Logic: Wer "Ich helfe mit" wählt, sieht die Schicht-Auswahl — alle anderen sind schneller fertig.

Handy-tauglich für alle Generationen

Eine Frage pro Bildschirm, große Buttons — vom Jugendspieler bis zum Ehrenmitglied füllt es jeder aus.

Benachrichtigung bei jeder Anmeldung

Optional bekommst du jede Anmeldung per E-Mail — oder schaust einfach gesammelt ins Dashboard.

Hosting in Deutschland

Mitgliederdaten bleiben DSGVO-konform auf deutschen Servern — kein US-Tool, gut fürs Vereinsgewissen.

Passwort-Schutz für interne Feste

Vereinsinterne Veranstaltung? Ein Passwort im Newsletter, und nur Mitglieder können sich anmelden.

Passt ins Ehrenamts-Budget: 0 €

Der Free-Tarif reicht für die meisten Vereine: 3 Formulare, 100 Antworten pro Monat. Für große Vereine mit eigenem Logo gibt es Pro ab 9 €/Monat im Jahresabo.

Free

3 Formulare, 250 Antworten/Monat

Pro

Unbegrenzt, 10.000 Antworten/Monat, AI inklusive

Alle Tarife ansehen

Fragen aus dem Vereinsalltag

Ist das wirklich kostenlos für unseren Verein?
Ja. Der Free-Tarif umfasst 3 Formulare und 100 Antworten pro Monat — das reicht für Sommerfest, Weihnachtsfeier und Jahresausflug locker aus. Es gibt keine versteckten Kosten und keine Pflicht zum Upgrade; nur ein dezentes Questee-Branding im Formular.
Warum nicht einfach Google Forms?
Google Forms speichert Mitgliederdaten bei einem US-Konzern — als Verein verarbeitest du personenbezogene Daten und stehst dafür gerade. Questee hostet ausschließlich in Deutschland und stellt den AVV nach Art. 28 DSGVO. Dazu sehen die Formulare nach deinem Verein aus, nicht nach Behördenfragebogen.
Können sich auch ältere Mitglieder ohne Smartphone anmelden?
Das Formular läuft in jedem Browser — auch am PC oder Tablet der Enkel. Und für die wenigen, die gar nicht online sind, trägst du die Anmeldung einfach selbst über den Link ein. So bleibt trotzdem alles in einer Liste statt auf zwei Zetteln.
Wie organisiere ich Helfer-Schichten im Formular?
Lege eine Auswahlfrage mit deinen Schichten an (Aufbau, Grillstand, Kuchentheke, Abbau) — per Conditional Logic erscheint sie nur bei Mitgliedern, die helfen möchten. Im Dashboard siehst du pro Schicht, wer sich eingetragen hat, und erkennst Lücken sofort.
Was passiert mit den Daten nach dem Fest?
Du kannst alle Antworten exportieren und das Formular samt Daten danach löschen — datensparsam, wie es die DSGVO will. Die Daten liegen bis dahin verschlüsselt übertragen und mandantengetrennt auf Servern in Deutschland.
Kann ich abfragen, wer was zum Buffet mitbringt?
Ja — eine offene oder Auswahlfrage ("Salat, Kuchen, Brot, nichts") genügt. Im Dashboard siehst du gesammelt, was zusammenkommt, und merkst rechtzeitig, wenn es fünf Nudelsalate aber keinen Nachtisch gibt.
Brauche ich dafür einen Beschluss oder IT-Kenntnisse?
Keine IT-Kenntnisse — wer eine E-Mail schreiben kann, baut auch dieses Formular. Ob der Vorstand die Tool-Nutzung formal beschließt, regelt eure Satzung; datenschutzrechtlich bist du mit AVV und Hosting in Deutschland sauber aufgestellt.

Dein nächstes Vereinsfest plant sich fast von selbst

Formular bauen, Link teilen, Anmeldungen live sehen. Kostenlos, ohne Vertrag — und ohne Zettel im Vereinsheim.

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